DE19922300A1 - Vorrichtung zur automatischen Bearbeitung von eingehener elektronischer Post (=Email) - Google Patents
Vorrichtung zur automatischen Bearbeitung von eingehener elektronischer Post (=Email)Info
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Abstract
Eine Vorrichtung und ein Verfahren zum Empfangen und/oder Weiterleiten von elektronischer Post (= E-Mail) sind dadurch gekennzeichnet, daß bei allen an einer Empfangseinheit (1) ankommenden E-Mail-Nachrichten (4) automatisch entsprechend vorgegebenen Suchkriterien Informationen extrahiert werden, daß abhängig von der extrahierten Information sowie vorgegebenen Zuordnungskriterien eine automatische Zuordnung der ankommenden E-Mail zu mindestens einer von mehreren Adressen erfolgt, und daß die ankommende E-Mail automatisch in einem mit der bzw. den entsprechenden Adresse(n) bezeichneten Speicherbereich (11, 12, 13, 14) abgelegt oder zu der bzw. den Adresse(n) weitergeleitet wird. Dadurch kann die ankommende E-Mail automatisch vorsortiert und entsprechend abgelegt oder an zugeordnete Adressen weitergeleitet werden, ohne daß der Benutzer manuell tätig werden muß oder nachträglich ein Makro die bereits angekommene und in einer Mailbox abgelegte E-Mail bearbeiten läßt.
Description
Die Öffnung betrifft ein Verfahren und eine Vorrichtung zum Empfangen und/oder
Weiterleiten von elektronischer Post (= Email) mit einer Empfangseinheit, die
ankommende Email-Nachrichten empfangen kann.
Aus der JP 100 04 428 A ist eine Vorrichtung zum Empfangen von Email bekannt,
bei der eine Empfangseinheit die ankommenden Email-Nachrichten empfängt und
in einer Mailbox speichert. Erst danach werden der Titel und die Syntax der
empfangenen Email analysiert, wobei eine Charakteristika- und Extrahierungseinheit
Stichwörter aus der analysierten ankommenden Email extrahiert. Danach wird die
empfangene Email aus der Mailbox entnommen und auf einem Display dargestellt.
Der Vorteil dieser Vorgehensweise soll eine effiziente Suche und
Informationsanpassung sowie die Möglichkeit zu einer automatischen Klassifizierung
von ankommender Email sein.
Nachteilig bei dieser bekannten Lösung ist jedoch, daß die ankommende Email
zunächst, wie üblich, in einer Mailbox für "Eingangspost" abgelegt wird, und erst
nachträglich eine Analyse der empfangenen Email durch ein Makro oder einen
Benutzer vorgenommen wird.
Aufgabe der vorliegenden Erfindung ist es dem gegenüber, das Handling der Email-
Kommunikation zu verbessern und insbesondere schneller als bisher möglich
wichtige von unwichtigen Nachrichten zu trennen noch bevor die ankommende Email
in einer Mailbox abgelegt wird, um die Nachrichtenflut effektiver in den Griff zu
bekommen.
Hinsichtlich der Vorrichtung wird diese Aufgabe erfindungsgemäß dadurch gelöst,
daß die Empfangseinheit Mittel zum Extrahieren von Information aus der
ankommenden Email entsprechend vorgebbaren Suchkriterien und Mittel zum
Zuordnen von ankommender Email zu mindestens einer von mehreren Adressen
abhängig von der extrahierten Information sowie von einem oder mehreren
vorgebbaren Zuordnungskriterien aufweist.
Dadurch kann die ankommende Email automatisch vorsortiert und entsprechend
abgefegt oder an zugeordnete Adressen weitergeleitet werden, ohne daß der
Benutzer manuell tätig werden muß oder nachträglich ein Makro die bereits
angekommene und in einer Mailbox abgelegte Email bearbeiten läßt. Damit werden
einerseits alle ankommenden Nachrichten in gleicher Weise behandelt, andererseits
ergibt sich ein wesentlicher Zeitgewinn durch das automatisierte Email-Screening im
Vorfeld einer Eingangsablage. Durch verschiedene vorgebbare Such- und
Zuordnungskriterien können die ankommenden Emails in beliebig veränderbarer, an
die jeweiligen Anforderungen anpassbare Weise vorsortiert und so die Datenflut
effektiv reduziert werden. Damit wird auch die Effektivität von Teleworkern
entscheidend erhöht.
Besonders bevorzugt ist eine Ausführungsform der erfindungsgemäßen Vorrichtung,
bei der die Adressen, denen die ankommenden Email zugeordnet wird, als
elektronische Ordner eingerichtete Speicherbereiche einer Datenspeichereinheit
bezeichnen. Die Ablage in derartigen elektronischen Ordnern macht das Handling
der empfangenen Email noch einfacher und übersichtlicher.
Bei einer Weiterbildung dieser Ausführungsform sind Mittel zum Abspeichern der
ankommenden Email in dem bzw. den entsprechenden Ordner(n) vorgesehen.
In dem Rahmen der vorliegenden Erfindung fällt auch ein Datenendgerät (= Teminal)
zum Anschluß an ein Telekommunikations-Netzwerk mit einer Vorrichtung zum
Empfangen von elektronischer Post (= Email) der oben beschriebenen
erfindungsgemäßen Art.
Ebenso fällt in den Rahmen der vorliegenden Erfindung ein Router zum Anschluß an
ein Telekommunikations-Netzwerk mit einer Vorrichtung zum Empfangen und
Weiterleiten von elektronischer Post (= Email) der oben beschriebenen,
erfindungsgemäßen Art.
Schließlich fällt in den Rahmen der vorliegenden Erfindung auch ein Verfahren zum
Empfangen und/oder Weiterleiten von elektronischer Post (= Email), mit dem die
oben beschriebene Erfindungsaufgabe dadurch gelöst wird, daß bei allen an einer
Empfangseinheit ankommenden Email-Nachrichten automatisch entsprechend
vorgegebenen Suchkriterien Information extrahiert wird, daß abhängig von der
extrahierten Information sowie vorgegebenen Zuordnungskriterien eine automatische
Zuordnung der ankommenden Email zu mindestens einer von mehreren Andressen
erfolgt, und daß die ankommende Email automatisch in einem mit der bzw. den
entsprechenden Adresse(n) bezeichneten Speicherbereich abgelegt oder zu der
bzw. den Adresse(n) weitergeleitet wird.
Die durch die Such- und Zuordnungskriterien implementierte Filterfunktion sortiert die
ankommenden Email-Nachrichten entsprechend der extrahierten Information und
ordnet sie entsprechend vorgebbaren Adressen zu, an welche die Email entweder
mittels eines Routers weitergeleitet oder wo sie mittels einer Speichereinheit
abgespeichert wird. Die automatische Auswertung der ankommenden Email-
Nachrichten nach mehreren vorgebbaren Parametern erfolgt objektiv und ohne
Zeitverlust durch eine Maschineninstanz, was ein umständliches Durchsuchen und
einen Entscheidungsprozeß einer menschlichen Bedienungsperson ersetzt.
Besonders bevorzugt ist eine Variante des erfindungsgemäßen Verfahrens, bei der
die Adressen, denen die ankommende Email zugeordnet wird, als elektronische
Ordner eingerichtete Speicherbereiche einer Datenspeichereinheit bezeichnen,
wodurch eine besonders einfache und übersichtliche Weiterverarbeitung der
empfangenen Email ermöglicht wird.
Bei einer weiteren, besonders bevorzugten Variante des erfindungsgemäßen
Verfahrens bezieht sich zumindest eines der Such- und/oder der Zuordnungskriterien
auf absenderspezifische Daten der ankommenden Email, insbesondere auf den
Namen oder die Email-Adresse des Absenders, weil hier in der Regel die für ein
Vorsortieren der ankommenden Email wichtigsten Daten vermutet werden können.
Eine vorteilhafte Weiterbildung dieser Verfahrensvariante zeichnet sich dadurch aus,
daß die absenderspezifischen Daten mit einer Negativliste (black list) verglichen
werden, und daß die ankommende Email bei einem positiven Ergebnis dieses
Vergleichs sofort gelöscht oder ohne weitere Bearbeitung auf einer besonderen
Adresse, die insbesondere Papierkorbfunktionen ausübt, abgelegt oder zu dieser
weitergeleitet wird. Hierdurch können unerwünschte und mutmaßlich unwichtige
Nachrichten sofort aus dem allgemeinen Nachrichtenstrom aussortiert werden, so
daß eine erheblich geringere Anzahl von ankommenden Emails der eigentlichen
Weiterverarbeitung zugeleitet wird.
Umgekehrt ist es bei einer weiteren Verfahrensvariante von Vorteil, daß die
absenderspezifischen Daten mit einer Positivliste (white list) verglichen werden, und
daß die ankommende Email bei einem positiven Ergebnis dieses Vergleichs in
Abhängigkeit der Zuordnungskriterien sofort einer weiteren Bearbeitung zugeführt
wird. Dadurch können besonders eilige und wichtige Nachrichten gesondert und
bevorzugt behandelt werden.
Nützlich ist es bei einer Weiterbildung dieses Verfahrensvariante, wenn bei positivem
Ergebnis des Vergleichs mit der white list eine Sicherungskopie der ankommenden
Email parallel zur weiteren Bearbeitung der Email auf einer besonderen Adresse
abgelegt oder zu dieser weitergeleitet wird. Falls es bei der (bevorzugten schnellen)
Bearbeitung der als besonders wichtig aussortierten Email-Nachricht zu einer
Störung kommen sollte, beispielsweise ein versehentliches Löschen der Nachricht,
so kann problemlos auf die Sicherungskopie zurückgegriffen werden.
Um dem zuständigen Empfänger bzw. einer verantwortlichen Bedienungsperson den
Eingang von ganz besonders wichtigen Nachrichten anzuzeigen, wird bei einer
anderen Weiterbildung der obigen Verfahrensvariante bei positivem Ergebnis des
Vergleichs mit der white list eine Signalisierungseinrichtung, insbesondere ein
optischer und/oder akustischer Signalgeber betätigt.
Eine weitere vorteilhafte Variante des erfindungsgemäßen Verfahrens zeichnet sich
dadurch aus, daß sich zumindest eines der Such- und/oder der Zuordnungskriterien
auf den Inhalt der ankommenden Email, insbesondere auf ein bestimmtes Stichwort
bezieht, und daß bei Auffinden dieses Stichworts in der ankommenden Email
entweder die Email direkt oder eine Sicherungskopie derselben auf einer bestimmten
Adresse abgelegt oder zu dieser weitergeleitet wird. Damit kann gezielt nach
"Reizworten" in der Flut der eingehenden Nachrichten gesucht werden und bei
Auffinden eines solchen die entsprechende Nachricht oder eine Kopie derselben
direkt an eine bestimme Stelle weitergeleitet werden.
Eine weitere vorteilhafte Variante des erfindungsgemäßen Verfahrens zeichnet sich
dadurch aus, daß sich zumindest eines der Suchkriterien auf den Dateninhalt an
einer bestimmten Position innerhalb der ankommenden Email, beispielsweise auf die
"Anrede", den "Betreff", die "Anlage" oder "cc" bezieht. An diesen bei Email-
Nachrichten in der Regel wohldefinierten Positionen befinden sich Daten, die für die
weitere Behandlung der Nachricht von besonderer Bedeutung sind (beispielsweise
bei "Anrede" der gewünschte Empfänger, bei "Betreff" das allgemeine Thema der
Nachricht, bei "Anlage" ein möglicherweise wichtiges Dokument oder bei "cc" die
anderen Empfänger der Nachricht, aus deren Zusammensetzung sich ebenfalls
Rückschlüsse auf die Wichtigkeit und Relevanz der Nachricht ziehen lassen.
Eine weitere vorteilhafte Variante des erfindungsgemäßen Verfahrens sieht vor, daß
bei Zutreffen eines der Zuordnungskriterien die ankommende Email an eine oder
mehrere vorbestimmte andere Email-Adresse weitergeleitet wird. Damit können
bestimmte wichtige Nachrichten beispielsweise im "Schneeballsystem" effektiv und
blitzschnell verbreitet werden.
Besonders günstig ist es auch, wenn bei Zutreffen eines der Such- oder
Zuordnungskriterien die ankommende Email mit besonderer Priorität weiterbearbeitet
wird. So können insbesondere wichtige Nachrichten ohne Zeitverlust verarbeitet
werden, wobei die Relevanz der Nachrichten automatisch und objektiv aufgrund der
vorgebbaren Suchparameter maschinell überprüft wird.
Weitere Vorteile der Erfindung ergeben sich aus der Beschreibung und der
Zeichnung. Ebenso können die vorstehend genannten und die noch weiter
ausgeführten Merkmale erfindungsgemäß jeweils einzeln für sich oder zu mehreren
in beliebigen Kombinationen Verwendung finden. Die gezeigten und beschriebenen
Ausführungsformen sind nicht als abschließende Aufzählung zu verstehen, sondern
haben vielmehr beispielhaften Charakter für die Schilderung der Erfindung.
Die Erfindung ist in der Zeichnung dargestellt und wird anhand von
Ausführungsbeispielen näher erläutert. Es zeigen:
Fig. 1 eine erste Ausführungsform der erfindungsgemäßen Vorrichtung in
einem Terminal zum Anschluß an ein TK-Netzwerk; und
Fig. 2 eine schematische Darstellung einer zweiten Ausführungsform der
erfindungsgemäßen Vorrichtung in einem Router in einem TK-
Netzwerk.
In Fig. 1 ist schematisch ein Datenendgerät (Terminal) 10 dargestellt, das über
eine Empfangseinheit 1 mit einem Telekommunikations (= TK)-Netzwerk 5 in
Verbindung steht. Die Empfangseinheit 1 weist Mittel 2 zum Extrahieren von
Information aus einer vom TK-Netzwerk 5 ankommenden Email 4 entsprechend
vorgebbaren Suchkriterien sowie Mittel 3 zum Zuordnen von ankommender Email 4
zu mindestens einer von mehreren Adressen abhängig von der extrahierten
Information sowie von einem oder mehreren vorgebbaren Zuordnungskriterien auf.
Die Mittel 2, 3 wirken als automatischer Filter und Verteiler, so daß sämtliche aus
dem TK-Netzwerk 5 im Terminal 10 ankommenden Email-Nachrichten sofort
vorsortiert werden.
Im gezeigten Beispiel wird die ankommende Email 4 auf Speicherbereiche 11, 12,
13, 14 einer Datenspeichereinheit verteilt, wobei die Speicherbereiche 11, 12, 13 als
"elektronischer Ordner" eingerichtet sind, während der Speicherbereich 14
"Papierkorb"-Funktionen für unerwünschte bzw. unwichtige Nachrichten ausübt, die
mittels Vergleich von bestimmten Parametern der Email mit einer Negativliste (
black list) herausgefiltert werden können.
Falls die ankommende Email 4 dagegen ganz besonders wichtige Informationen
enthält, die mit hoher Priorität weiterverarbeitet werden sollen, was beispielsweise
durch Vergleich der extrahierten Information mit einer Positivliste (= white list)
festgestellt werden kann, wird eine Signalisierungseinrichtung 15 betätigt, welche
optische und akustische Signalgeber enthalten kann, so daß eine
Bedienungsperson auf die empfangene wichtige Email aufmerksam gemacht wird.
Eine weitere Möglichkeit der Verarbeitung von ankommender Email 4 besteht darin,
daß die ankommende Email selbst oder eine aufgrund der Email erstellte Nachricht
über den in Fig. 1 schematisch gezeigten Pfad 16 in das TK-Netzwerk 5 eingegeben
wird, um beispielsweise gleich automatisch auf die ankommende Email 4 zu
reagieren, oder andere Betroffene, für die die in der ankommenden Email 4
enthaltene Information ebenfalls relevant sein könnte, aufmerksam zu machen.
In Fig. 2 ist eine weitere Ausführungsform schematisch dargestellt, bei der die
Empfangseinheit 1 mit den Mitteln 2 zum Extrahieren von Information und den Mitteln
3 zum Zuordnen von ankommender Email 4 zu mindestens einer von mehreren
Adressen in einem Router 20 innerhalb des TK-Netzwerks 5 angeordnet ist. Auch
hier übernehmen die Mittel 2, 3 wiederum eine Filterfunktion für die ankommende
Email 4. So kann die von einem Absender 29 in das TK-Netzwerk 5 eingegebene
Email 4 beispielsweise an die Adressen von weiteren an dem TK-Netzwerk
angeschlossenen Terminals 21, 22, 23 weitergegeben werden. Zusätzlich oder
alternativ kann, je nach Voreinstellung der Zuordnungskriterien, die ankommende
Email 4 aber auch in einem Speicherbereich 27 innerhalb des TK-Netzwerks 5
abgespeichert bzw. zwischengespeichert werden.
Claims (16)
1. Vorrichtung zum Empfangen und/oder Weiterleiten von
elektronischer Post (= Email) mit einer Empfangseinheit (1), die
ankommende Email-Nachrichten (4) empfangen kann,
dadurch gekennzeichnet,
daß die Empfangseinheit (1) Mittel (2) zum Extrahieren von
Information aus der ankommenden Email (4) entsprechend
vorgebbaren Suchkriterien und Mittel (3) zum Zuordnen von
ankommender Email (4) zu mindestens einer von mehreren
Adressen abhängig von der extrahierten Information sowie von
einem oder mehreren vorgebbaren Zuordnungskriterien aufweist.
2. Vorrichtung nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, daß die
Adressen, denen die ankommende Email (4) zugeordnet wird, als
elektronische Ordner eingerichtete Speicherbereiche (11, 12, 13,
14) einer Datenspeichereinheit bezeichnen.
3. Vorrichtung nach Anspruch 2, dadurch gekennzeichnet, daß Mittel
zum Abspeichern der ankommenden Email (4) in dem bzw. den
entsprechenden Ordner(n) vorgesehen sind.
4. Datenendgerät (= Terminal) (10) zum Anschluß an ein
Telekommunikations-Netzwerk (5) mit einer Vorrichtung (1)
zum Empfangen von elektronischer Post (= Email) nach einem der
vorhergehenden Ansprüche.
5. Router (20) zum Anschluß an ein Telekommunikations-
Netzwerk (5) mit einer Vorrichtung (1) zum Empfangen und
Weiterleiten von elektronischer Post (= Email) nach Anspruch 1.
6. Verfahren zum Empfangen und/oder Weiterleiten von elektronischer
Post (= Email)
dadurch gekennzeichnet,
daß bei allen an einer Empfangseinheit (1) ankommenden Email- Nachrichten (4) automatisch entsprechend vorgegebenen Suchkriterien Information extrahiert wird,
daß abhängig von der extrahierten Information sowie vorgegebenen Zuordnungskriterien eine automatische Zuordnung der ankommenden Email (4) zu mindestens einer von mehreren Adressen erfolgt,
und daß die ankommende Email (4) automatisch in einem mit der bzw. den entsprechenden Adresse(n) bezeichneten Speicherbereich (11, 12, 13, 14; 27) abgelegt oder zu der bzw. den Adresse(n) weitergeleitet wird.
daß bei allen an einer Empfangseinheit (1) ankommenden Email- Nachrichten (4) automatisch entsprechend vorgegebenen Suchkriterien Information extrahiert wird,
daß abhängig von der extrahierten Information sowie vorgegebenen Zuordnungskriterien eine automatische Zuordnung der ankommenden Email (4) zu mindestens einer von mehreren Adressen erfolgt,
und daß die ankommende Email (4) automatisch in einem mit der bzw. den entsprechenden Adresse(n) bezeichneten Speicherbereich (11, 12, 13, 14; 27) abgelegt oder zu der bzw. den Adresse(n) weitergeleitet wird.
7. Verfahren nach Anspruch 6, dadurch gekennzeichnet, daß die
Adressen, denen die ankommende Email zugeordnet wird, als
elektronische Ordner eingerichtete Speicherbereiche (11, 12, 13,
14) einer Datenspeichereinheit bezeichnen.
8. Verfahren nach Anspruch 6 oder 7, dadurch gekennzeichnet, daß
sich zumindest eines der Such- und/oder der Zuordnungskriterien
auf absenderspezifische Daten der ankommenden Email (4),
insbesondere auf den Namen oder die Email-Adresse des
Absenders bezieht.
9. Verfahren nach Anspruch 8, dadurch gekennzeichnet, daß die
absenderspezifischen Daten mit einer Negativliste (black list)
verglichen werden, und daß die ankommende Email (4) bei einem
positiven Ergebnis dieses Vergleichs sofort gelöscht oder ohne
weitere Bearbeitung auf einer besonderen Adresse, die
insbesondere Papierkorbfunktionen (14) ausübt, abgelegt oder zu
dieser weitergeleitet wird.
10. Verfahren nach einem der Ansprüche 6 bis 9, dadurch
gekennzeichnet, daß die absenderspezifischen Daten mit einer
Positivliste (white list) verglichen werden, und daß die ankommende
Email (4) bei einem positiven Ergebnis dieses Vergleichs in
Abhängigkeit der Zuordnungskriterien sofort einer weiteren
Bearbeitung zugeführt wird.
11. Verfahren nach Anspruch 10, dadurch gekennzeichnet, daß bei
positivem Ergebnis des Vergleichs mit der white list eine
Sicherungskopie der ankommenden Email (4) parallel zur weiteren
Bearbeitung der Email auf einer besonderen Adresse abgelegt oder
zu dieser weitergeleitet wird.
12. Verfahren nach Anspruch 10 oder 11, dadurch gekennzeichnet, daß
bei positivem Ergebnis des Vergleichs mit der white list eine
Signalisierungseinrichtung (15), insbesondere ein optischer
und/oder akustischer Signalgeber betätigt wird.
13. Verfahren nach einem der Ansprüche 6 bis 12, dadurch
gekennzeichnet, daß sich zumindest eines der Such- und/oder der
Zuordnungskriterien auf den Inhalt der ankommenden Email (4),
insbesondere auf ein bestimmtes Stichwort bezieht, und daß bei
Auffinden dieses Stichworts in der ankommenden Email (4)
entweder die Email direkt oder eine Sicherungskopie derselben auf
einer bestimmten Adresse abgelegt oder zu dieser weitergeleitet
wird.
14. Verfahren nach einem der Ansprüche 6 bis 13, dadurch
gekennzeichnet, daß sich zumindest eines der Suchkriterien auf den
Dateninhalt an einer bestimmten Position innerhalb der
ankommenden Email (4), beispielsweise auf die "Anrede", den
"Betreff', die "Anlage" oder "cc" bezieht.
15. Verfahren nach einem der Ansprüche 6 bis 14, dadurch
gekennzeichnet, daß bei Zutreffen eines der Zuordnungskriterien die
ankommende Email (4) an eine oder mehrere vorbestimmte andere
Email-Adressen weitergeleitet wird.
16. Verfahren nach einem der Ansprüche 6 bis 15, dadurch
gekennzeichnet, daß bei Zutreffen eines der Such- oder
Zuordnungskriterien die ankommende Email (4) mit besonderer
Priorität weiterbearbeitet wird.
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