DE102005005244A1

DE102005005244A1 - Patient prehistory data e.g. health condition, medical templates recording and processing method for use by doctor, involves automatically evaluating existing medical data, and transferring data in disease management program form

Info

Publication number: DE102005005244A1
Application number: DE102005005244A
Authority: DE
Inventors: Manon Delloch; Hans-Jürgen Baumgart; Undine Schubert; Holger Weßels; Fritz Nürnberg; Jörg Dommel; Uta Bruns
Original assignee: Deutsche Telekom AG
Current assignee: Deutsche Telekom AG
Priority date: 2005-02-01
Filing date: 2005-02-01
Publication date: 2006-08-03

Abstract

The method involves automatically evaluating already existing structured and recorded medical data according to temporal and medical principles under application of a rule type. The medical data are merged and are transferred in a disease management program (DMP)-form. The data recorded in the form are sorted and are filed, where sorting takes place according to temporary criteria.

Description

Die Erfindung bezieht sich auf die Erfassung und Aufbereitung von Daten zum Gesundheitszustand bzw. Krankheitsverlauf während der Behandlung eines Patienten durch den Arzt.The The invention relates to the acquisition and processing of data on the state of health or illness during the treatment of a Patient by the doctor.

Bisher werden die Daten meistens handschriftlich in einer papierbasierten Patientenakte/Karteikarten abgelegt. In dem beschrieben Verfahren werden die Daten während der Behandlung, bei Freitexten mit Hilfe der Schrifterkennung, in bestimmte Abfragefelder eingetragen. Auf diese Weise werden die einzelnen Daten bereits während des Erfassungszeitpunktes in einer strukturierten Form erfasst.So far The data is usually handwritten in a paper-based Patient file / index cards filed. In the described method will be the data during the treatment, with free texts with the help of the letter recognition, in certain query fields entered. In this way, the individual data already during recorded in a structured form.

Die Erfassung beruht fachlich auf der Vorgabe umfassender Kataloge für diese Erhebungen in Verbindung mit technischen Unterstützungen, die spezifisch für den Einsatzfall implementiert wurden.The Recording is based on the technical specification of comprehensive catalogs for these Surveys related to technical supports specific to the application have been implemented.

Im Fragebogen „Patientenvorgeschichte" werden Daten des Patienten zu seinem bisherigen Gesundheitszustand/Krankheitsverlauf abgefragt und erfasst. Dies erfolgt mit Hlfe eines Templates/Formblattes, dass dazu geeignet ist, von Patienten befüllt zu werden. Es werden spezifische technische Maßnahmen getroffen, um

• eine laiengerechte Bedienung zu ermöglichen,
• einen Schutz vor missbräuchlicher Nutzung zu sichern,
• eine leichte Kontrolle über die Ergebnisse der Patientenbefragung durch medizinisches Personal zu ermöglichen.
• die Daten strukturiert in einem universellen Austauschformat abzulegen, so dass die Daten in verschiedenartigsten medizinischen Softwareanwendungen (z.B. Praxis-Software, KIS) wieder verwendet werden können,
• eine einfache elektronische Archivierung mit Möglichkeit zur Sortierung nach der zeitlichen Erhebung der Daten zu realisieren.

The patient history questionnaire retrieves and records patient data on their current health / disease progression, using a template / form suitable for being filled by patients, and taking specific technical measures to:

• to enable a layman-friendly operation
• to ensure protection against misuse,
• to allow easy control over the results of the patient survey by medical staff.
• structure the data in a universal exchange format so that the data can be reused in a wide range of medical software applications (eg practice software, HIS),
• to realize a simple electronic archiving with possibility of sorting according to the chronological collection of the data.

Bei der Anamnese und körperlichen Untersuchung werden Daten des Patienten zu seinen derzeitigen Beschwerden erfasst, indem die Daten einer klassischen Aufnahme des Gesundheitszustands eines Patienten durch einen Arzt erhoben und in das Template eingegeben werden. Bei der Körperlichen Untersuchung werden die messbaren Daten (Vitalparameter) und Untersuchungsergebnisse des Patienten erfasst, die im Rahmen der üblichen körperlichen Untersuchung eines Patienten durch einen Arzt erhoben werden. Es werden spezifische technische Maßnahmen getroffen, um

• eine zeiteffiziente Erhebung der Daten zu ermöglichen,
• widersprüchliche oder offensichtlich falsche Angaben zu verhindern,
• Übersichten über kritische und unkritische Anteile der Ergebnisdaten bereitzustellen.
• die Daten strukturiert in einem universellen Austauschformat abzulegen, so dass die Daten in verschiedenartigsten medizinischen Softwareanwendungen (z.B. Praxis-Software, KIS) wieder verwendet werden können,
• eine einfache elektronische Archivierung mit Möglichkeit zur Sortierung nach der zeitlichen Erhebung der Daten zu realisieren.

In the case history and physical examination, the patient's data on his current medical condition are collected by collecting and inputting the data of a classic recording of a patient's state of health into the template. The physical examination records the measurable data (vital signs) and examination results of the patient, which are collected by a doctor during the usual physical examination of a patient. Specific technical measures are taken to:

• to enable a time-efficient collection of data
• to prevent contradictory or obvious misstatements
• Provide overviews of critical and non-critical portions of the results data.
• structure the data in a universal exchange format so that the data can be reused in a wide range of medical software applications (eg practice software, HIS),
• to realize a simple electronic archiving with possibility of sorting according to the chronological collection of the data.

Für die strukturierte Erfassung von Patientendaten in der klinisch-ambulanten Behandlung ist eine Leitlinienkonforme Behandlungsunterstützung erforderlich. Dabei werden die von den verschiedenen Fachgesellschaften erstellten Leitlinien als Grundlage für eine konsequente, transparente, qualitätsgesicherte Behandlung herangezogen. Eine Vereinfachung dieses Prozessen erfolgt durch die Minimierung der Formblattflut und die gezielte Unterstützung des Behandlungsablaufes durch den Einsatz von Fragebögen, die wiederum so angelegt sind Daten aufzunehmen und diese zur Befüllung der benötigten medizinischen Dokumente bereitzustellen (Beispiel: Verordnungen, Arztbriefe, Gutachten...)For the structured Collection of patient data in the outpatient clinic Guideline-compliant treatment support is required. It will be the guidelines drawn up by the various specialist societies as a basis for a consistent, transparent, quality-assured treatment. A simplification of this process takes place through the minimization the flood of forms and the targeted support of the treatment process through the use of questionnaires, which in turn are designed to take data and this to fill the required provide medical documents (example: regulations, Medical reports, expert reports ...)

Aufgabe der Erfindung ist die strukturierte Datenerfassung und Weiterverarbeitung der Daten in medizinischen Templates zur Befüllung von DMP-Formularen.task the invention is the structured data acquisition and processing the data in medical templates for filling DMP forms.

Disease Mangement Programme (DMP) sind strukturierte Behandlungsprogramme. Sie sollen dazu beitragen, die medizinische Versorgung von chronisch Kranken zu verbessern. Gesetzliche Grundlage der Programme ist das Anfang 2002 in Kraft getretene Gesetz zur Reform des Risikostrukturausgleichs in der gesetzlichen Krankenversicherung. Im Rahmen der strukturierten Behandlung innerhalb eines DMP erfolgt eine Anmeldung des Patienten durch den Arzt. Diese Anmeldung besteht aus den Fragebögen „Teilnehmererklärung" und „Ersterfassungbogen". Letzterer enthält detaillierte Informationen zum Gesundheitszustand des Patienten mit spezifischer Ausrichtung auf die Art der Krankheit. In definierten zeitlichen Abständen wird der Gesundheitszustand in Rahmen eines weiteren Fragebogens „Folgedokumentation" erfasst.Disease Mangement programs (DMP) are structured treatment programs. They should help to make the medical care of chronic To improve the sick. Legal basis of the programs is that Law on the reform of risk structure equalization, which came into force at the beginning of 2002 in the statutory health insurance. As part of the structured Treatment within a DMP is done by registering the patient by the doctor. This application consists of the questionnaires "Participant Declaration" and "Initial Registration Form". The latter contains detailed Information about the health status of the patient with specific Focus on the type of disease. In defined temporal intervals the health status is recorded in another questionnaire "follow-up documentation".

Erfindungsgemäß erfolgt die Unterstützung des DMP-Prozesses durch die automatische Befüllung von DMP-Formularen und die elektronische Übergabe dieser Templates. Die strukturierte Datenerfassung und -ablage wird hier zur konkreten Befüllung eines DMP Erstdokumentationsformblattes benutzt, zur Befüllung der DMP Folgedokumentation und der Teilnehmererklärung (Siehe 2).According to the support of the DMP process by the automatic filling of DMP forms and the electronic transfer of these templates. The structured data collection and storage is used here for the concrete filling of a DMP initial documentation form, for filling the DMP follow-up documentation and the participant declaration (see 2 ).

Es werden spezifische technische Maßnahmen getroffen, um

• sicherzustellen, das bereits vorliegende strukturiert erfasste medizinische Daten (Patientenfragebogen, Anamnese, Körperliche Untersuchung) nach zeitlichen und medizinischen Gesichtspunkten unter Einsatz eines Regelwerkes automatisch ausgewertet, zusammengeführt und in das DMP-Formular übertragen werden,
• einen Workflow beginnend mit der Erfassung medizinisch relevanter Daten, deren Auswertung, dem automatischen Befüllen und Prüfen der DMP-Formulare, im Fehlerfall einer Korrektur, und anschließendem Versand abzuwickeln.
• die Daten strukturiert in einem universellen Austauschformat abzulegen, so dass die Daten in verschiedenartigsten medizinischen Softwareanwendungen (z.B. Praxis-Software, KIS) wieder verwendet werden können,
• eine einfache elektronische Archivierung mit Möglichkeit zur Sortierung nach der zeitlichen Erhebung der Daten zu realisieren.

Specific technical measures are taken to:

• to ensure that existing structured medical data (patient questionnaire, anamnesis, physical examination) are automatically evaluated, merged and transferred to the DMP form according to temporal and medical criteria using a set of rules;
• Completing a workflow starting with the entry of medically relevant data, their evaluation, the automatic filling and checking of the DMP forms, a correction in case of error, and subsequent dispatch.
• structure the data in a universal exchange format so that the data can be reused in a wide range of medical software applications (eg practice software, HIS),
• to realize a simple electronic archiving with possibility of sorting according to the chronological collection of the data.

Technische Voraussetzung für die automatische Befüllung von Fragebogen mit medizinischen, patientenbezogenen Inhalten sind

• das Vorliegen der für die Befüllung der Fragebögen benutzten Daten in einer strukturierten Form, die den Zugriff auf einzelne Items unter Benutzung eines interpretierbaren Datentyps erlaubt.
• das Vorliegen der Fragebögen in einer strukturierten Form, die den Zugriff auf die Ergebnisfelder einzelner Fragen erlaubt.

Technical requirements for the automatic filling of questionnaires with medical, patient-related content are

• the presence of the data used to fill the questionnaires in a structured form that allows access to individual items using an interpretable data type.
• the presentation of the questionnaires in a structured form that allows access to the result fields of individual questions.

Die eigentliche Befüllung erfolgt über die Implementierung eines Regelwerks, das die inhaltlichen Zuordnungen potenziell vorhandener Daten zu Antwortmöglichkeiten in den Fragebögen festlegt.The actual filling over the implementation of a set of rules that governs the content mappings potentially available data on possible answers in the questionnaires.

Weitere Features, die über dieses zu patentierende Grundprinzip hinausgehen sind:

• Die Berücksichtigung von fachlichen Priorisierungen hinsichtlich der Herkunft, der für die Befüllung zu verwendenden Daten.
• Die Berücksichtigung von zeitlichen Bedingungen für die Priorisierung bei der Befüllung.
• Erfassung von Datenverdichtungen und -reduktionen und weiteren logischen Folgerungen bei der Bestimmung der Antworten.
• Die Umstrukturierung von Daten zum Treffen der Zielformate.

Other features that go beyond this fundamental principle to be patented are:

• The consideration of technical prioritization with regard to the origin of the data to be used for the filling.
• The consideration of time conditions for prioritization during filling.
• Acquisition of data compression and reduction and other logical implications in determining responses.
• The restructuring of data to meet the target formats.

Nachfolgend wird die Erfindung anhand eines Ausführungsbeispieles für das automatische Befüllen von DMP-Formularen näher erläutert.following the invention is based on an embodiment of the automatic fill from DMP forms closer explained.

1 zeigt einen Dokumentengenerator 1 shows a document generator

In 2 ist eine Funktionsübersicht für die automatische Befüllung von DMP-Formularen abgebildet.In 2 is a function overview for the automatic filling of DMP forms shown.

Die Templates zur dokumentationsrelevanten Datenerfassung dienen der Datenerfassung als Grundlage für die strukturierte Datenablage und deren Weiterverwendung. Die Formularorganisation sowie deren Aufbau und Struktur werden so gestaltet, dass sie sich den gewohnten Arbeitsprozessen der Leistungserbringer unterordnen und somit der derzeit zusätzliche Aufwand für die Erstellung einer DMP-Dokumentation erheblich minimiert wird. Für die Realisierung werden einfache Dokumenten-Workflows zur Datenerfassung und Datenauswertung bereitgestellt.The Templates for documentation-relevant data acquisition are used by the Data collection as a basis for the structured data storage and their further use. The form organization as well as their structure and structure are designed so that they themselves subordinate to the usual work processes of the service providers and thus the currently additional Effort for the creation of a DMP documentation is significantly minimized. For the Realization becomes simple document workflows for data collection and data analysis provided.

Das DMP-Formularmanagement dient der automatisierten Erstellung, der komfortablen Verwaltung und der direkten Änderung der DMP Erst- und Folgedokumentationsbögen, welche als Templates zur Auswahl zur Verfügung stehen. Die DMP-Dokumentationsbögen werden automatisch auf Grundlage der strukturiert erfassten und gespeicherten Daten befüllt. Für die Prüfung der formalen Richtigkeit und Vollständigkeit der DMP-Dokumentationsbögen wird die von der KBV zur Verfügung gestellten Plausibilitätscheck-Library in das System integriert. Eine Prüfung kann jederzeit vom Anwender ausgelöst werden.The DMP form management is used for automated creation, the comfortable administration and direct modification of the DMP initial and subsequent documentation sheets, which are available as templates for selection. The DMP documentation sheets will be automatically based on the structured recorded and stored Data filled. For the exam the formal correctness and completeness of the DMP documentation sheets is the available from the KBV plausibility check library integrated into the system. An exam can be done by the user at any time triggered become.

In ein leeres DMP-Dokumentations-Formular werden die für die Dokumentation relevanten Daten und Ergebnisse eingetragen. Liegen die nachgefragten Wertearten bereits in auswertbaren Dokumenten im jeweiligen Krankheitsfall vor, werden diese entsprechenden Werte automatisch vorab in das Formular eingetragen. Die Werte und Befunddetails, welche nicht automatisch aus den vorliegenden Dokumenten ermittelt werden können, werden vom behandelnden Arzt anhand der im jeweiligen Krankheitsfall vorliegenden Dokumente manuell eingetragen.In an empty DMP documentation form will be the one for the documentation relevant data and results entered. Are the demanded Values already in evaluable documents in the respective case of illness before, these corresponding values are automatically pre-entered in the Form entered. The values and findings details which are not can be determined automatically from the available documents by the attending physician on the basis of the current case of illness Documents entered manually.

Auf Basis der Angaben im Formular wird eine Prüfung auf Vollständigkeit der Daten, Plausibilität und Einhaltung der Kriterien vorgenommen.On The information provided in the form will be checked for completeness the data, plausibility and Compliance with the criteria.

Anhand der Angaben des Formulars wird eine DMP-Dokumentation erstellt.Based The form information is used to create a DMP documentation.

Die DMP-Dokumentation wird vom Patienten auf dem Tablet-PC unterschrieben. Die DMP-Dokumentation wird vom Arzt auf dem Tablet-PC unterschrieben.The DMP documentation is signed by the patient on the tablet PC. The DMP documentation is signed by the doctor on the tablet PC.

Die DMP-Dokumentation wird für den jeweiligen Krankheitsfall des Patienten gespeichert.The DMP documentation is for saved the respective case of illness of the patient.

Die erfindungsgemäße Bereitstellung einer system- u. anwendungsintegrierenden Lösung für den ambulanten Versorgungsbereich dient insbesondere der Unterstützung der Behandlungsprozesse über die gesamte Prozesskette und Qualitätssicherung durch gleichzeitige Erstellung einer strukturierten Dokumentation. Unterstützt wird:
Dokumentationssystem für sämtliche Befunde und Verläufe im Rahmen der Behandlung,
Integration ärztlicher und nichtärztliche Therapiebereiche,
Medizinisch inhaltliche, koordinierende Planung,
Unterstützung bei der Therapiedurchführung und – Überwachung,
Interaktion zwischen allen Akteuren,
Audio-/Video gestützte Kommunikation für alle an der Behandlung Beteiligten,
Orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf Behandlungsdaten.The inventive provision of a system u. application integrating solution for In particular, the outpatient care area serves the support of the treatment processes over the entire process chain and quality assurance by simultaneously creating a structured documentation. Supported is:
Documentation system for all findings and courses of treatment,
Integration of medical and non-medical therapy areas,
Medical content, coordinating planning,
Support in the implementation and monitoring of the therapy,
Interaction between all actors,
Audio / video based communication for all involved in the treatment,
Location- and time-independent access to treatment data.

Insgesamt erfolgt eine Unterstützung der medizinischen Behandlungsprozesse über die gesamte Prozesskette für alle Beteiligten, einschließlich Informationsmanagement, Kommunikation und Sicherstellung von Usability und Akzeptanz bei den Beteiligten.All in all there is a support the medical treatment processes over the entire process chain for all Stakeholders, including information management, Communication and ensuring usability and acceptance the participants.

Bisher werden die Daten meist handschriftlich auf Karteikarten abgelegt. In dem beschrieben Verfahren werden die Daten während der Behandlung (mit Hilfe der Schrifterkennung) in bestimmte Abfragefelder eingetragen auf diese Weise werden die einzelnen Daten in eine strukturierte Form gebracht und vollständig erfasst.So far the data are usually stored by hand on index cards. In the described procedure, the data is transferred during treatment (with the aid of the text recognition) in certain query fields registered In this way, the individual data are in a structured form brought and completely detected.

Die Entlastung von organisatorischen/administrativen Aufgaben aufgrund der Wiederverwendbarkeit der erfassten Daten für weitere Prozessabläufe stellt folgende Verbesserungen dar:
Erhöhung von Qualität in der Versorgung durch schnellere umfassendere Erfassung von Patientendaten und die zeitgerechte Interaktion mit anderen Leistungserbringern.
Eine verbesserte Diagnostik durch Kenntnis der vollständigen (Alt-)Anamnese und aller (Vor-)Befunde und strukturierten Erfassung.
Eine Arbeitsoptimierung durch Transparenz in den Prozessabläufen der leitliniengestützten Behandlung und Erhöhung des ökonomischen Nutzens.
Nutzen für die IT- Unterstützung des Behandlungsprozesses durch das Bereitstellen der Dokumentation in elektronischer Form.The relief of organizational / administrative tasks due to the reusability of the collected data for further process flows represents the following improvements:
Increase quality of care by enabling faster, more comprehensive collection of patient data and timely interaction with other care providers.
An improved diagnosis through knowledge of the complete (old) anamnesis and all (preliminary) findings and structured acquisition.
A work optimization through transparency in the process flows of the guideline-based treatment and increase of the economic benefit.
Benefits for IT support of the treatment process by providing documentation in electronic form.

Derzeitig werden durch die Praxissoftwareanbieter Systeme angeboten, die die administrativen Prozesse unterstützen, wie zum Bespiel Abrechnung, Patientenstammdatenpflege etc. Die hier vorliegende Lösung unterstützen den Behandlungsprozess im direkten medizinischen Kontext zum medizinischen Behandlungszeitpunkt., so dass der Arzt die Möglichkeit hat, seine erhobenen Befunddaten und die dazugehörigen Patienteninformationen in einer strukturierten Form aufzunehmen, abzulegen und so zusammenzustellen, dass die Daten in ein anderes Dokument zu überführen sind. So lassen sich ohne Zeitaufwand Arbeiten erledigen, die ansonsten einer erneuten Bearbeitung von Hand oder auch elektronisch bedurft hätten, um beispielsweise DMP-Formulare, Befunde oder Arztbriefe zu erstellen. Diese Befüllung aus vorhandenen Dokumenten ist bisher nicht bekannt.current are offered by the practice software providers systems that the support administrative processes, such as billing, patient master data, etc. The here present solution support the treatment process in the direct medical context to the medical Time of treatment., So that the doctor has the opportunity to his raised Findings data and the associated To record patient information in a structured way put it down and put it together so that the data is in another document to be transferred. This way, work can be done without time, which otherwise a reworking by hand or electronically would have for example, to create DMP forms, findings or doctor's letters. This filling from existing documents is not yet known.

Claims

Method for collecting and processing data of medical templates, characterized in that the already existing structured recorded medical data are automatically evaluated according to temporal and medical aspects using a set of rules, merged and transferred to a DMP form.

Method according to claim 1, characterized in that that in a DMP form registered data electronically sorted and archived.

Method according to Claims 1 and 2, characterized sorting the data according to temporal criteria, being the highest Priority the most recent data is assigned.

Method according to Claims 1 and 2, characterized that sorting the data according to medical professional competence takes place, with the data being the highest priority assigned by healthcare professionals.

Method according to Claims 1 to 4, characterized that the data entered in a DMP form automatically opens Completeness, plausibility and compliance the premises of the regulations checked, and automatically corrected if necessary.

Method according to Claims 1 and 2, characterized that the data is stored in a universal exchange format, allowing them to be incorporated into different medical software applications can be.