CN1310822A - 带有可编程地址属性的电子邮件客户程序 - Google Patents

Abstract

一种电子邮件处理应用程序(43,45),对接收到的电子邮件搜索(47)和一存储表中的词、短语和地址进行比较的一个或多个词、短语和地址,一旦找到匹配(49),就在对该接收到的电子邮件的任何回函(53)中,使用来自接收到的电子邮件的词、短语或地址,插入(51)与该已存储表相关的一个或多个词、短语或地址。任何应答中,该接收到的电子邮件中的“发往”地址自动地触发具体“发自”和“回至”地址中的一个或二者。

Description

带有可编程地址属性的电子邮件客户程序

本发明涉及电子邮件通信领域，更具体地说，涉及用来提供具有可编程多地址属性的增强型电子邮件客户程序的方法和设备。

本发明部分地涉及于98年9月6日颁发给发明人Alec Miloslaveky的标题为“电子邮件的路由选择系统”的先有美国专利5,765,033。该先有申请的公开被收入本文供参考。

电子邮件(e-mail)已变成商业和家庭中最常用的通信工具。电子邮件由具有用于定地址，例如“发送”地址、“来文”地址和“回文”地址的专用协议的电子文档构成，并且需要发送方和接收方两处的兼容软件应用程序以处理该协议。技术上把这样的应用程序称为电子邮件客户程序，本申请中将频繁使用该术语，其意味着用于处理电子邮件(包括读、回答等)的各控制例程。

典型地，电子邮件报文暂时存储在和数据网络连接的电子邮件服务器中，用户在方便时可从这样的服务器检索被存储的报文。大多数电子邮件客户程序向用户提供关于电子邮件属性比如语言类型、加密方法、表格邮送能力、文档附属能力、概要选择等的各种各样的选择。而且，容易在地址簿(数据库)中存储用户和客户程序信息供简单检索和执行。

尽管许多公司认识到使用电子邮件的好处，但其中的一些公司仅在最近安装电子邮件系统。一个原因是因为现有技术的电子邮件应用是相当专用的，一些应用通信使用的协议不和其它应用相同。从而，需要发送人采取附加措施来配置其电子邮件，使采用不同应用的特定接收人能读该电子邮件。在用户向收件人发送电子邮件时经常会忘记这些先决条件，造成必须重新发送相同的报文。然而，最近电子邮件协议已经更加标准化，并且电子邮件典型地可在不同的网络上通过不同的服务器和服务来处理。

而且近来许多公司和家庭已经连接到因特网，因特网是连接着数千万台计算机的全球公用数据网络。因特网人口如此多的一个原因是访问费用非常低。另一个原因是因特网提供电子邮件之外的许多资源。典型地，对因特网的每个用户分配一个可在全球范围内识别的电子邮件地址。与因特网连接的并安装着电子邮件客户程序的计算机可向这些电子邮件地址中的任何一个地址发送电子邮件，然而，客户程序软件的专用性质仍可能要求在能向使用不同应用程序的收件人发送报文前采取一些附加措施例如初始化变量编码等。

由于电子邮件的普及和方便，尤其是在因特网上的普及，现在一些公司鼓励它们的顾客利用电子邮件发送评论和要求信息及服务。典型地，这些公司建立一个或多个用于这些目的专用电子邮件地址，例如sales@xyz.dom、Support@xyz.dom等等，并且处理输入邮件的电子邮件服务器组可能是电话呼叫中心的一部分，其中借助和电子邮件服务器连接的计算机站使能各代理站。

在这些电子邮件系统中，仍存在可能会在某些条件下出现的明显的问题和未满足的要求。例如，在某些支持电子邮件的呼叫中心环境下，一些代理可代表一些不同的公司，负责与这些公司的顾客进行包括着电子邮件的所有通信。在这样的呼叫中心中，要求代理能够用具有“来文”地址和“回文”地址的电子邮件回文响应顾客，其中“回文”地址代表顾客原始发函到的公司。

目前的问题是，对于现有技术的电子邮件客户程序，在一些情况下该回文地址是该客户程序用于某简要表的一项默认，而不是该代理可操纵的一个变量，或者它不可以根据接收到的报文的某属性在不重新启动客户程序(重新启动会非常耗时)下自动修改。在对顾客答复时，默认设置把默认“来文”及“回文”电子邮件地址自动地插入到回函中。虽然大多数现有技术的电子邮件客户程序支持使用多个简要表，但用户必须进入每个简要表并且可能一次只能使用一个。建立许多简要表会是耗时的，并且在回答电子邮件的工作期间改变简要表是不合用的和低效的。

很清楚，需要一种电子邮件客户应用程序，它能自动地选择地址并把各地址自动地插入对原始报文的电子邮件回函的适当字段栏中，或者至少向代理或其它用户提供这些地址的可选择的选项。这样的应用(程序)会节约时间并使得一个代理可处理许多不同公司的各顾客的电子邮件通信，并且在响应原始报文的特征而自动插入的情况下避免任何插入错误或误导地址的危险。

在本发明的一个优选实施例中提供一种电子邮件应用程序，其包括：例程组，适用于在计算机视频监视器上提供交互式显示，该交互式显示包括一个用于显示从发件人接收到的电子邮件的窗口以及一个用户可在其中输入对该发件人的回件并启动该回函的发送的窗口；一个解析器，用于至少检查接收到的电子邮件的“发往”地址；以及一个表查找子例程，用于细读一个和所接收到的“发往”地址有关的带有要插入到被准备的回函中的“回至”地址和“发自”地址的已存储表。该应用程序根据接收到的电子邮件中的“发往”地址从该已存储表中检索要插入到被准备的回函中的“发往”地址和“发自”地址，并且在回函中插入这些检索到的地址。

在一种实施例中，该解析器适用于对和该已存储表中预先存储的词和短语进行比较的地址、词和短语，检查接收到的电子邮件报文，并且该应用程序适用于把“发往”、“来自”和“回至”地址中的任何地址插入到接收到的电子邮件的回函中。在一个备择实施例中，该已存储表存储与一个或多个选定的词、短语或地址相关的完成的回复报文，并且其中该应用程序适用于响应接收到的含有选定的词、短语或地址的电子邮件，自动地准备和发送带有预存储报文和地址的回函。在另一个备择实施例中，该解析器适用于检索接收到的电子邮件的“发往”地址并且把它和与其它“发往”地址相关的某已存储表中的地址进行比较，并查找匹配，该应用程序适用于自动地把该接收到的电子邮件转发到该已存储表中相关的“发往”地址。

在一些实施例中，在找到该已存储表具有和来自接收到的电子邮件的“发往”地址的匹配下，该应用程序适用于向来自该表的相关“发往”地址发送一个新的电子邮件，其中插入该接收到的电子邮件的报文。

在备择的实施例中，本发明的电子邮件客户程序只提供变量字段，用户可以直接地或通过来自地址簿的选择，在这些变量字段中把“发自”地址和“回至”地址输入到电子邮件的回函中。

在后面的对各优选实施例的说明中在几个例子里讲授实现本发明的方法和设备。

在本发明的另一方面中提供一种电子邮件处理系统，其包括：一个具有视频显示单元的计算机站(PC/VDU)；一个在该VDU(视频显示单元)上的交互式显示，其具有用于显示接收到的电子邮件的和用于为接收到的电子邮件准备回复电子邮件的窗口；一些可在该计算机站上执行的电子邮件处理例程组，这些电子邮件处理例程包括一个用于至少检查接收到的电子邮件的“发往”地址的解析器；以及一个表查找子例程，用于细读一个和接收到的“发往”地址有关的带有要插入到被准备的回函中的“回至”地址和“发自”地址的已存储表。这些电子邮件处理例程根据接收到的电子邮件中的“发往”地址从该已存储表中，检索要插入到被准备的回函中的“发往”地址和“发自”地址，并且在回函中插入这些检索到的地址。

在依据本发明的系统的一个具体实施例中，该解析器适用于对和该已存储表中预存储的词和短语进行比较的地址、词和短语，检查接收到的电子邮件报文，并且这些电子邮件处理例程适用于把“发往”、“发自”和“回至”地址中的任何地址插入到接收到的电子邮件的回函中。在另一个实施例中，该已存储表存储与一个或多个选定的词、短语或地址相关的完成的回复报文，并且该应用程序适用于响应接收到的含有选定的词、短语或地址的电子邮件，自动地准备和发送带有预存储报文和地址的回函。在再一个实施例中，该解析器适用于检索接收到的电子邮件的“发往”地址并且把它和与其它“发往”地址相关的已存储表中的地址进行比较，并查找匹配，而这些电子邮件处理例程适用于自动地把该接收到的电子邮件转发到该已存储表中相关的“发往”地址。在又一个系统实施例中，一旦在已存储表中找到和接收到的电子邮件中的“发往”地址的匹配，这些电子邮件处理例程就适用于向该表中的相关“发往”地址发送一个新的电子邮件，其中插入该接收到的电子邮件的报文。

在下面详细讲授的本发明的各实施例和各方面中，提供一种可由代理方便地使用的电子邮件客户程序，其中该代理可接收发往不同公司或机构的电子邮件，并且以自动地插入不同的“发自”地址和“回至”地址的方式回复这些报文，仿佛这一个代理是不同机构的不同代理。以这种方式一个代理可在不具有把错误的或混淆的数据插入到电子邮件回函中的风险下代表数个不同的实体。

在备择的实施例中，本发明的电子邮件客户程序只提供变量字段，用户可以直接地或通过来自地址簿的选择，在这些变量字段中把“发自”地址和“回至”地址输入到电子邮件的回函中。

图1是一个电子邮件处理中心，其采用依据本发明的一种实施例的可多定址的电子邮件客户程序。

图2是一个流程图，示出依据本发明的一实施例的一种方法的步骤。

图1是一个电子邮件处理中心9，其采用依据本发明的一实施的可多定址的电子邮件客户程序。根据美国专利5,765,033，出于处理、配置和路由选择来自数据网络11的电子邮件的目的，设置电子邮件处理中心9。中心9可以如该实施例中所示是计算机增强型呼叫中心的一部分，或者可以是数据网络电话(DNT)中心的一部分。数据网络11可以是因特网或者是其它广域网(WAN)如公司专用网。

出于在几个方面说明本发明的目的，假定电子邮件处理中心9接收和处理寄到多个不同公司的电子邮件，并且在本情况下这些公司由在单个计算机增强型呼叫中心中工作的多个代理代表，这种增强在技术上称为计算机电话集成(CTI)。在这样的中心中任何一个代理可代表几个中心。不同公司的顾客可通过计算机，诸如示成经数据网络11连接的计算机13、15、17，发送定址到他们的指明公司的电子邮件。由于所涉及的公司被安排成并且定合同成由该呼叫中心的代理人员回答对它们的查询，所以定址到这些公司中的任何公司的电子邮件通过与本发明不具体相关的数个可能的路由器或数种方法中的任一个导引到该呼叫中心中的电子邮件服务器，其中和本发明相关的是电子邮件借助完整的代表顾客已把电子邮件指向的公司的“发往”地址，到达呼叫中心并分发到该呼叫中心的各代理。

在该实施例中设置一个至CTI服务器适配器25(以下称为CTI适配器25)的电子邮件服务器，用于建立通知事件和为路由选择目的而改变某些电子邮件属性，从而可按先有的相关专利5,765,033中说明那样通过现有路由选择软件进行电子邮件的常规CTI路由选择。到达电子邮件服务器23的所有电子邮件将根据技能(skill)或参照先有情况定义的其它方式，路由到可得到的代理处。

局域网(LAN)27提供在一群适用于使能电子邮件路由选择系统的机器之间的连接。设置路由器29以把电子邮件路由到那些操作经LAN连接的计算机(例如计算机21和19)的代理。设置统计服务器31以保持统计信息以及有关代理状态、代理责任、各代理所应用的语言及技能属性等的近实时信息。

设置数据库35以保持该实施例中的有关顾客、产品、代理的公司的数据等的信息。设置CTI服务器37，用于能使现有电话应用和统计服务器31、路由器29和数据库35通信并用于向呼叫中心提供其它加强的服务。本领域普通技术人员会理解，典型地存在带有输入中继线的电话交换设备以及代理站处的和该交换设备以及用来处理电子邮件的计算机相连接的电话，尽管在图1中未示出这些实体。另外，如上面所说明，在CTI-服务器适配器25改变某些属性后，CTI服务器37可帮助对电子邮件的路由选择。

一旦代理接收到被路由的电子邮件的通知，其可从电子邮件服务器23检索实际电子邮件，或者可根据在先有的参考专利中说明的一些准则中的任何准则自动地把电子邮件路由到各代理上。对于本发明的目的，代理接收电子邮件的方法不是特别有关系的。

通过连接好的计算机19和21在系统中登录的代理依据本发明的一实施例使电子邮件客户程序39和41得到安装并且可运行。电子邮件客户程序39和41可以是相同的应用软件、相同应用的不同版本或者不同的应用软件，后者依据本发明的一实施例设置成是用相同的功能性增强的。本发明的发明功能是电子邮件客户程序39和41选择正确的“发自”地址和“回至”地址，并把它们插入到由顾客发送到中心的原始电子邮件的代理电子邮件回函中，或者至少允许代理选择备择地址的功能。

在多租户中心如中心9中顾客向可由各单个代理代表的多个公司发送电子邮件下，当代理发送回函时典型地不需要能选择“发至”地址。如通常那样，电子邮件客户程序简单地把回函发送给作者。然而，在由单个代理代表二个或多个公司的情况下，来自顾客的原始报文稿会和对特定公司定址的报文一起到达电子邮件服务器23。

本发明的最基本实施例用于其中各代理可能代表并为多个公司回答电子邮件的多租户呼叫中心的情况。在这种情况下，代理必须能够至少可在对接收到的电子邮件的回函中人工地为电子邮件原始发送到的公司输入“发自”地址和“回至”地址。从而，在本发明的一实施例中，客户程序39和41在答复电子邮件的过程中能向代理提供用于插入到回函中的备择地址以及用于输入到其为其代表的一个公司发出的新电子邮件中的备择地址。在表33之类的查找表中存储一些备择地址，代理可通过客户程序访问该表。可以用任何一些技术上熟知的形式，例如可通过“点击”技术用光标选择的菜单表形式，向代理提供这些备择。这样的查找表可以位于代理处计算机中，或者是可在例如连接于统计服务器或数据库35的LAN上受到访问。

在一替代实施例中电子邮件客户应用程序可根据预编程规则、根据原始接收到的电子邮件的“发往”地址(例如)，自动地从查找表33中做出选择。例如，一个解析器(该模块的一部分)被用于检索该“发往”地址，或甚至接收到的电子邮件中的其它属性，例如报文主体中的某些词或短语。该标识符可以是一个专用代码或一个编号。客户程序可利用该编号通过至少包括公司名、电子邮件地址和产品编号的查找表33使该电子邮件和正确的公司匹配。接着该客户程序软件可在自动地无需代理的关心下自动地替换适当的地址。

本领域普通技术人员清楚，本发明的方法和设备可在和CTI呼叫中心、DNT中心连接的电子邮件处理中心中实施，或者由用户简单地连接到诸如因特网的网络上实施，而不背离本发明的精神和范围。客户应用程序的一些方面，诸如解析器和含有公司地址以及或许其它信息的数据库，可共享。在一些实施例中，这些相同方面可包含在用户计算机上的客户应用程序内。本发明的精神和范围内存在许多可能。

本领域普通技术人员还清楚，在不背离本发明的精神和范围下在处理电子邮件期间可以不止一次地执行本发明的各种独特功能。例如，可在电子邮件服务器23中驻留通用客户应用程序，其中当由路由选择决策指示时把适当的电子邮件地址插入到在其计算机例如计算机21处连接的代理上。

在一备择实施例中，本发明的系统可使代理自动地把电子邮件转送到替代的呼叫中心或其它公司。可能某接收到电子邮件的报文是请求一种由和第一公司有协议的第二公司提供会更佳的服务。在该情况下可把原始报文的“发往”地址改变到新的第二公司的地址并把原始报文路由到代表第二公司的代理。若第二公司同意保持不具名(可能由第一公司对服务付费)，则回复报文将使用的始报文发送到的第一公司的“来自”地址。

该替代实施例能使数个公司在顾客不知道或不必关心所涉及到的所有不同的公司下执行一项业务的不同部分例如某产品的复杂制造，同时顾客可从代表不同公司的各代理直接接收信息。这节省代表第一公司的代理以及向该公司发出该电子邮件的顾客双方的时间。

在又一个实施例中，可以在没有中心9下实施本发明。例如，可能要求公司A、B和C完成一份机加工部件定单，而该定单是由顾客向由某个在家中工作并在因特网做广告的代理代表的公司D提出的。公司D接收包含购买定单的原始电子邮件，然而实际上公司D不进行任何加工。通过协商好的合同，实际上公司A、B和C分阶段为公司D完成该定单，而公司D直接向它们支付加工或服务的各个部分。

在现有技术中，若顾客向公司D发送第二份电子邮件询问状态而此时部件位于公司A，则在没有本发明的帮助下公司D必须通过电子邮件、电话或其它媒体把回答传送到公司A。然后公司D必须等待答复，接着才答复顾客。

在依据本发明的可多定址的电子邮件客户程序的帮助下，代表公司D的代理实际上可以把公司A的地址替换到顾客电子邮件询问的“发往”字段中并把它作为来自顾客的原始报文发送到公司A。公司A会回答该电子邮件并在“发自”字段中用公司D的地址替代自己的地址和把该答复作为原始答复发给该顾客。这样，公司D的代理不必作出答复也不必忙碌于追踪来自各个公司的回答。这允许代理在市场上花费更多的时间并在服务上花费较少的时间。

存在另一种情况，在其中本发明的各实施例中的电子邮件客户程序的可多地址性是非常有用的。这种情况是：一个家中代理是使能的并能和多于一个的呼叫中心连接，每个中心宿留着一个不同的公司。为了运行成其仿佛是其所服务的每个呼叫中心的代理，该代理应该需要依据本发明的一个或多个实施例的电子邮件客户程序的功能性。

图2是一个流程图，示出实现本发明的一实施例中采取的各步骤。本文中提供的该例只意味着示出和本发明的可多定址客户程序有关的许多不同的工作流可能中的一种可能。其它可能可以是其它实施例特有的。在步骤43，代理接收到根据图1的电子邮件中心9内的现有路由选择规则路由到其处的某电子邮件。下载可以是自动的或者由该代理启动。

在步骤45该代理开始回答该电子邮件。在步骤47该代理的电子邮件客户程序判定回函是否需要地址改变。当该代理选择其客户程序中的“回复”选项时可启动该进程。在代理的客户程序处理个人函件和公司函件的情况下，个人函件应使用客户程序对代理的电子邮件地址的默认设置。可按接收到的电子邮件的“发至”地址的简单准则或者通过接收到的电子邮件的其它数据或属性做出判定。

在步骤47已确定该代理正在回答的该具体电子邮件需要介入的情况下，客户程序立即在步骤49查找正确的公司地址或多个地址。在优选实施例中自动进行该步骤，与此同时该代理形成和键入他的应答。在该步骤中还可访问其它信息，例如关于订货状态、订货状态的改变或修改的信息或其它信息。

在步骤51中该客户程序把正确的公司地址或多个地址插入到代理的回函中的适当字段或字段组中。并且，可在一个独立的对话框中显示在步骤49检索的可能和顾客定单有关的其它信息，以帮助该代理形成答复。在步骤53，该代理向该顾客发出完成的回函。

在一替代实施例中，步骤47可由该代理自行处理，并且该客户程序可向代理显示用于插入的备择地址，或者允许该代理只把替代地址输入到回函格式中的各变量字段中。

本领域普通技术人员可理解，对于本发明的各替代实施例可采用与上面刚刚说明的步骤不同的步骤。本领域普通技术人员还会理解可以按完整的电子邮件软件程序或者在作为升级融合到已有的应用中时，提供本文中说明的多定址能力，并且不背离本发明的精神和范围。

本领域普通技术人员会理解，存在许多本发明的精神和范围之内的对所说明各实施例的更替。例如，存在许多向代理或其它用户显示备择数据的方式。在编写软件例程的方式上存在着许多替代方案，但都能实现本发明的独特功能性。在本发明的范围内存在许多类似的其它替代方案。本发明的精神和范围仅由下面的权利要求书限定。

Claims (18)

1．一种电子邮件应用，包括：

例程组，适用于在计算机视频监视器上提供交互式显示，该交互式显示包括一个用于显示从发件人接收到的电子邮件的窗口以及一个用户可在其中输入对该发件人的回函并启动该回函的发送的窗口；

一个解析器，用于至少检查接收到的电子邮件的“发往”地址；以及

一个表查找子例程，用于细读一个和所接收到的“发往”地址有关的带有要插入到被准备的回函中的“回至”地址和“发自”地址的已存储表；

其中该应用程序根据接收到的电子邮件中的“发往”地址从该已存储表中，检索要插入到被准备的回函中的“发往”地址和“发自”地址，并且在回函中插入这些检索到的地址。

2．权利要求1的应用，其中该解析器适用于对和该已存储表中预先存储的词和短语进行比较的地址、词和短语，检查接收到的电子邮件报文，并且该应用程序适用于把“发往”、“来自”和“回至”地址中的任何地址插入到对接收到的电子邮件的回函中。

3．权利要求2的应用，其中该已存储表存储与一个或多个选定的词、短语或地址相关的完成的回复报文，并且其中该应用程序适用于响应接收到的含有选定的词、短语或地址的电子邮件，自动地准备和发送带有预存储报文和地址的回函。

4．权利要求3的应用，其中该解析器适用于检索接收到的电子邮件的“发往”地址并把它和与其它“发往”地址相关的已存储表中的地址进行比较和查找匹配，该应用程序适用于自动地把该接收到的电子邮件转发到该已存储表中的相关的“发往”地址。

5．权利要求4的应用，其中在找到该已存储表具有和来自接收到的电子邮件的“发往”地址的匹配时，该应用程序适用于向来自该表的相关“发往”地址发送一个新的其中插入着该接收到的电子邮件的报文的电子邮件。

6．权利要求1的应用，其中向用户显示替代地址，供选用或输入到回函中。

7．权利要求1的应用，其中用户可输入回函的窗口允许用户直接地或通过从地址簿中选择地输入“发自”地址和“回至”地址，而不是被自动地输入。

8．一种对接收到的电子邮件准备回函的方法，包括步骤：

(a)对接收到的电子邮件检查选定的词、短语、代码或地址，用于和一已存储表中的已存储的关键词、短语、代码或地址进行比较；

(b)一旦在该存储表中找到匹配，就从该存储表中检索与接收到的电子邮件中的选定的词、短语、代码或地址相关的“发往”、“回至”和“发自”地址中的一个或多个，并把相关的“发往”、“回至”和“发自”地址中的一个或多个插入到对该接收到的电子邮件的回函中。

9．权利要求8的方法，其中在步骤(a)中利用接收到的电子邮件中的“发往”地址和该已存储表对比，并且在步骤(b)中把来自该已存储表的相关“回至”和“发自”地址中的一个或二者插入到对接收到的电子邮件的回函中。

10．一种处理接收到的电子邮件报文的方法，包括步骤：

(a)从接收到的电子邮件中检索“发往”地址并把它和一已存储表中的各个“发往”地址比较；和

(b)一旦在该已存储表中找到对“发往”地址的匹配，就把该接收到的电子邮件转发到该已存储表中与接收到的“发往”地址相关的一个新“发往”地址。

11．一种处理接收到的电子邮件报文的方法，包括步骤：

(a)从接收到的电子邮件中检索“发往”地址并把它和一已存储表中的各个“发往”地址比较；和

(b)一旦在该已存储表中找到对“发往”地址的匹配，就准备一个具有和接收到的电子邮件相同的报文和该已存储表中的与接收到电子邮件的“发往”地址相关的新“发往”地址的电子邮件，同时使用接收到的电子邮件的“发自”和“回至”地址，从而向新收件人透明地和自动地发送该接收到的电子邮件。

12．一种电子邮件处理系统，包括：

一个具有视频显示单元的计算机站(PC/VDC)；

一个该VDC上的交互式显示，其具有用于显示接收到的电子邮件的窗口和用于为接收到的电子邮件而准备回复电子邮件的窗口；

一些可在该计算机站上执行的电子邮件处理例程，这些电子邮件处理例程包括：

一个解析器，用于至少检查接收到的电子邮件的“发往”地

址；以及

一个表查找子例程，用于细读一个和接收到的“发往”地址

有关的带有要插入到被准备的回函中的“回至”地址和“发

自”地址的已存储表；

其中这些电子邮件处理例程根据接收到的电子邮件中的“发

往”地址，从该已存储表中检索要插入到被准备的回函中的

“发往”地址和“发自”地址，并且在回函中插入这些检索

到的地址。

13．权利要求12的系统，其中该解析器适用于对和该已存储表中预存储的词和短语进行比较的地址、词和短语，检查接收到的电子邮件报文，并且这些电子邮件处理例程适用于把“发往”、“发自”和“回至”地址中的任何地址插入到对接收到的电子邮件的回函中。

14．权利要求13的系统，其中该已存储表存储与一个或多个选定的词、短语或地址相关的完成的回复报文，并且其中该应用程序适用于响应接收到的含有选定的词、短语或地址的电子邮件，自动地准备和发送带有预存储报文和地址的回函。

15．权利要求14的系统，其中该解析器适用于检索接收到的电子邮件的“发往”地址，并且把它和与其它“发往”地址相关的已存储表中的地址进行比较和查找匹配，而这些电子邮件处理例程适用于自动地把该接收到的电子邮件转发到该已存储表中的相关“发往”地址。

16．权利要求15的系统，在已存储表中找到和接收到的电子邮件中的“发往”地址的匹配时，这些电子邮件处理例程适用于向来自该表的相关“发往”地址发送一个新的其中插入着该接收到的电子邮件的报文的电子邮件。

17．权利要求12的系统，其中向用户显示替代地址，供选用或输入到回函中。

18．权利要求12的应用，其中用户可输入回函的窗口允许用户直接地或通过从地址簿中选择地输入“发自”地址和“回至”地址，而不是被自动地输入。