CN1209246A - 表格生成和管理系统 - Google Patents

Abstract

表格生成和管理系统产生及编辑表格、接收用户发出的电话呼叫、提示用户在一张和预定若干张所需表格之间进行指定、提示用户指明选定的传送模式、以及利用选定的模式把所需表格提供给用户。该系统还可通过提供识别信息唯一地识别每一个用户、接收随该识别信息而变化的用户概貌数据、提示用户指出在把所需表格向其提供之前是否应定制这些所需表格、以及响应用户指出在所需表格向用户提供之前应被定制而通过添加定制的用户信息来定制这些所需表格。

Description

表格生成和管理系统

技术领域

本申请涉及提供预先印好的表格的领域，尤其涉及使用电话和计算机系统生成表格和将表格传送给用户的领域。

发明背景

预先印好的表格给各机构提供了从用户那里获得具体信息的机制。此外，这些预先印好的表格还使这种信息的收集能以统一和标准化的形式来进行。例如保健服务组织这样的机构提供有多处空白部分和有说明所需要的信息的文字的预先印好的表格。用户在表格的那些空白部分中写下所需要的信息。

为大量用户管理和提供各种不同的表格是一项非常繁重的工作。表格供给者在手头要保存每种表格的一些复制件以满足用户的需求。由于表格可以是不在当地印刷的，所以为了能够对预期的需求作出响应，必需总是备有相当数量的表格。如果印刷表格的提前时间比如是一个星期，则表格供给者手头必需备有至少一个星期的复制件的供应以便向用户提供。此外，一旦表格供给者修改一种或多种预先印好的表格，就需要废除旧表格的已有库存和建立新表格的库存，或需要在使用新表格之前等到旧表格的已有库存被完全用尽为止。废除已有表格是一种浪费，而在用新表格代替旧表格之前等到用完旧表格会造成使用新表格时不希望有的延迟。此外，如果表格集中在一个地方存放，则要么需要表格的用户到那里去取表格，要么表格供给者必需把表格传送给用户。

由于上述表格系统需要许多人处理表格的生成、存放和分发，所以其运营成本是相当高的。还有，当对表格进行修改时，向表格分发地提供新表格的提前时间会造成上述表格管理系统不希望有的延迟，把表格提供给用户也造成上述表格管理系统的延迟。此外，可能在多个地方进行表格的生成、存放和分发，这样就使整个过程更加复杂并增加了延迟。需要一种更有效和劳动强度不那么大的管理表格系统。

处理表格的一种方式是允许用户使用电话来索要具体的表格。用户拨打特定的电话号码，或者对接线员说，或者留下电话记录，稍后由接线员放录音。接线员收集用户要求的表格并邮寄给他们。这种方式的一个例子是Internal Revenue Service’s的表格管理热线。

虽然上述电话管理方式比用户必需到一集中的表格发放地取表方便，但表格供给者需维持一条电话热线，接线员要接听用户的电话或重放用户的电话录音。此外，由于接线员只能取得以前已印好的表格，所以每当表格供给者修改表格，他就必需更新这些表格的复制件。还有，这种电话管理方式没有解决与表格修改有关的提前时间的不足之处，没有解决与维持表格复制件的库存或在修改表格时处置这种库存有关的那些问题。

因此，需要更全自动的表格处理和需要在表格供给者对表格进行修改时提供迅速的周转。已有技术公开了处理和传送文件/数据的各种系统。但是，没有一个这种系统具体解决了与上述表格处理有关的所有问题。以下给出对一些已有技术系统的描述：

授权给Duehren等人的美国专利US 4918722(’722专利)公开了这样一种系统，在该系统中，用户利用这样一种方法能够控制二进制编码字符数据或传真编码数据向被指定接受者的传送，这种方法就是接收用户发送的DTMF编码传送命令，然后把数据传送给被指定接受者来对比作出响应。图3和4表示在第4列第23至第60行中描述的一般系统。此外，图5和6以及第4列第61行至第5列第31行也公开了类似的信息传送系统。注意在’722专利中，仔细考虑了系统取出和传送来自数据库的数据记录。

授权给Perine等人的美国专利US 4974254(‘254专利)公开了产生传真报告的交互式数据检索系统。图3所示的、在第3列第60行至第4列第2行中描述的该系统提示呼叫者输入他或她的ID(识别)号码、帐号和非强制的保密码。‘254专利的内容还指出了为了改进呼叫者的检索报告，可以向呼叫者提供若干次信息请求。此外，第4列第3行至第37行还指出该系统主要涉及确定用户要求的数据集。’254专利的图9和10示出了用来订购货物的系统。

授权给Scherk等人的美国专利US 5068888(‘888专利)涉及交互式传真信息检索系统及方法。第3列第22行至第23行指出被提供给用户的存储文档可以是图形、文本或它们的任何组合。第3列第26行至第28行指出呈现给用户的、用来提供信息的提示可以是语音提示或计算机屏幕显示提示。第6列第16行至第18行公开了用户口令的应用。从第21列第7行开始公开了用该系统来生成定制的票据。

授权给Brown的美国专利US 5072309(‘309专利)公开了包括传真机的信息检索系统。可通过在PC上敲打字符或通过拨号一系列按键音信号来接入该系统。对用户的输入作出响应，通过PC显示器、传真机或如第1列第49行所指出的利用若干种交互式装置的任一种把信息提供给用户。此外，该系统给用户提供了利用检索特征菜单传真消息请求特定类型信息的手段，用户收到列出了可提供的信息种类的表格，然后填写在右手侧的合适方框中的一个来请求具体信息。这一切被示于图4并在‘309专利的第5列第13行至第24行中有描述。

授权给Baran等人的再公告美国专利US 34429(‘429专利)公开了交互式传真系统和信息检索方法。图2(g)表示可被用户填写的响应卡。图2(g)在第8列第58行至第9列第12行有描述。第10列第50至第64行描述了用户可把地址回传的特征，该地址被存储、然后被传送并稍后被使用。

上述系统没有一个解决了与已有技术的表格生成和管理系统有关的不足之处。需要能够把人的介入减至最少、把修改表格的周转时间减至最少以及能以方便和可靠的方式把表格提供给用户的表格系统。

发明概要

根据本发明，表格生成和管理系统能够生成和编辑表格，接收用户必出的电话呼叫，提示用户在一张和预定的若干张所需表格之间进行指定，提示用户指出选定的传送模式，以及利用选定的传送模式把所需的表格提供给用户。该系统还可通过提供识别信息唯一地区分每一个用户，接收随识别信息发生变化的用户概貌数据，提示用户指出在把所需表格提供给用户之前是否要对其进行定制，以及响应用户指出在把表格提供给用户之前应定制所需表格而定制所需表格。定制所需表格可包括给所需表格增添用户特有的信息。

在该表格生成和管理系统中，选定模式可以是把所需表格传真给用户的传真模式或者是把所需表格邮寄给用户的邮寄模式。传真模式可以是立即传真所需表格的第一传真子模式或在预定时刻、例如美国东部标准时间的午夜传真所需表格的第二传真子模式。所需表格的预定2张数可根据选定模式发生变化。例如，预定张数对于邮寄模式可以是6，而对于传真模式可以是3。

可利用表格生成引擎来实现表格生成和编辑，表格生成引擎用处理器和表格产生软件来构成。也可使用扫描器。电话呼叫可由保密处理器接听。提示可由IVR处理器提供。表格可由传真服务器和打印机提供给用户。

通过把生成和编辑与把表格提供给用户结合起来，系统就实现了表格修改的迅速周转。使用户能够选择传送模式(传真或邮寄)，而能够延迟传真提供了在只能够利用单一模式把表格传送给用户的系统中没有的灵活性。此外，根据传送模式改变可允许表格的最大张数还防止了系统中的传真设施的过度使用，同时如果传送表格是用户可接受的，则仍使用户能够请求较大量的表格。由于系统已经提供了至少某些信息，所以利用用户信息定制表格使用户能够更容易地填表。这对于必需填许多表格的用户尤其有用。由于不需要从划线开始设计每一种表，所以使用扫描器简化了表格的生成。给用户提供延迟传真传输的选择能够利用深夜电话费低的优点，能够允许使用在业务时间繁忙而在深夜相当空闲的传真机接收表格，以及能够使用户不必守候在传真机旁等候传真文件的即时传送。

附图概述

图1是本发明的表格生成和管理系统的示意图。

图2是表示本发明的表格生成和管理系统的起始步骤的流程图。

图3是表示用户请求表格数目的流程图。

图4是详细表示验证用户输入的表格张数的流程图。

图5是表示定制用户表格的步骤的流程图。

图6是表示确定是把表格传真还是邮寄给用户的步骤的流程图。

图7是表示提示并从用户处获得电话传真号码的步骤的流程图。

图8是表示确认用户输入的电话传真号码的步骤的流程图。

图9是表示表格生成和管理系统的最后步骤的流程图。

最佳实施例的详细描述

参看图1，表格生成和管理系统20包括保密处理器22、IVR(交互式话音响应)处理器24、表格产生引擎26、任选的扫描器、打印机以及传真服务器30。用户通过发出电话呼叫接入系统20，保密处理器22利用与其连接的电话线对该电话呼叫作出回答。虽然在图1中没有示出，但可以通过在该电话线和保密处理器22之间的连接处提供TT(电文电话)接线员或通过把保密处理器22和IVR处理器24设计成能以自动方式执行TT处理来提供至系统20的TT接入，前提是制造商提供了这种能力。

保密处理器22是一自动系统，它(利用话音提示)提示用户输入一个或一些识别号码，以便核实该用户是否被允许进入系统20。例如，保密处理器22可提示用户输入只有自己才知道的用户的社会保障号和PIN(个人识别号)。用户可利用自己的按键电话的按键输入这种信息。保密处理器22然后将通过把用户输入的号码与存储在保密处理器22内的被授权用户的数据库作比较来核实授权。注意可以用各种普通的用户识别手段作为以上讨论的社会保障号和PIN方案的替代物。保密处理器可以用普通个人计算机、例如具有16兆节RAM、75兆赫兹微处理器和500兆字节硬盘的基于Intel的计算机来构成。此外，为保密处理器22提供功能度的软件可以是本领域普通技术人员熟悉的各种普通的、市场上买得到的保密/电话接口软件/硬件组件中的任何一种。

保密处理器22可设计成即使在用户忘记了自己的PIN号码的情况下也不需要人的介入。在这种情况下，保密处理器22可提示用户输入只有用户自己才知道的个人数字信息(例如用户母亲的生日)。保密处理器22然后可将输入的信息与存储在保密处理器22的数据库内的、在用户最初签约使用系统20时被收集的用户信息作比较。如果输入的信息与数据库信息一致，保密处理器22就给用户一新的PIN。保密处理器22可随机地在每一种情况下提示用户输入不同类型的信息。

保密处理器22通过普通数据链路与IVR处理器24连接。一旦保密处理器22核实发出电话呼叫的用户被允许进入系统20，该保密处理器22就利用常规手段把用户信息传送给IVR处理器24，以便允许用户开始索要表格。一旦用户信息被传送给了IVR处理器24，该IVR处理器就处理用户呼叫的余下部分。IVR处理器24可利用由各个销售商、例如Intervoice、Edify、Talx、Periphonics、Perception Technology等提供的硬件和软件组件来构成。这些流行硬件和软件组件被包括在实现以下参看图2至图9描述的功能度所需的硬件和软件之内。此外，虽然在图2至图9中没有示出，制造商可给IVR处理器24提供与CSR(客户服务代表)连接的选择自由，CSR是能够回答用户可能提供的任何问题或可向用户提供帮助的真人接线员。CSR可在用户按了“0”键时由IVR处理器24唤醒。

在表格产生引擎26和IVR处理器24之间提供普通数字数据连接。表格产生引擎26被系统管理者用来产生和编辑用户所要的表格。表格产生引擎26可用运行Windows的具有8兆字节RAM和12兆字节的自由硬盘空间的基于Intel的个人计算机来构成。表格产生软件、例如由加拿大渥太华的Jetforms公司提供的Jetforms软件被用来产生和编辑表格。表格产生软件使系统管理者能够按照以下详细描述的方式产生表格、编辑表格以及按照适合于向数字数据格式存储表格。此外，除在表格上打印文字外，表格产生软件还允许系统管理者规定以各种替代方式、例如条码格式把表格信息打印在表格上。

还可按照普通方式把扫描器27连接到表格产生引擎26来产生已有表格的被扫描的数字图象，系统管理者然后能够使用Jetforms软件在表格产生引擎26上对这些扫描数字图象进行存取和处理。扫描器27可以是与Jetforms软件一道工作的各种普通的市场上可买得到的扫描器的任一种，例如HP Scan Jet 4Si、UMAX Power look、Conon 1X-4015等。

IVR处理器24利用普通数字数据连接与打印机28和传真服务器30连接。打印机28用来打印出用户所要的表格，而传真服务器30用来把表格传真给用户。打印机可以是各种市场上买得到的打印机中的任何一种，例如Hewlett-Packard LaserJet 4NV。传真服务器30也可以是各种传真服务器系统中的任何一种，例如包含安装在机架上的多文本28.8波特调制解调器和运行Hayes Accura 28.8软件的COMPAQ 9个人计算机。与传真服务器30一道使用的调制解调器的个数取决于预期的呼叫者数目。已发现12个调制解调器每天能够处理高达500次的每次平均3页的传真。传真服务器30与电话线连接。

IVR处理器24还利用常规数据连接/传输装置、例如发送ASCII数据的RS-232连接接收用户概貌数据。用户概貌数据包括每一个被授权用户特有的数据、例如家庭地址、年龄以及可为每一个用户保存的任何其它相关信息。可利用不是在此公开的发明的一部分的、没有示出的各种常规数据库系统的任一种来收集和保存用户概貌数据。用户概貌数据被IVR处理器24用来按照以下更详细描述的方式定制用户表格。可利用Jetforms软件的运行时间版本来实现定制，这种运行时间版本从表格产生引擎26请求空白的数字化表格和把用户数据加入到表格中去来生成定制表格。然后如以下更详细描述的那样根据用户的选择在打印机28上打印出用户所要求的表格或利用传真服务器30把表格传真给用户。

虽然保密处理器22、IVR处理器24、表格产生引擎26和传真服务器30在图1中被示为单独的部件，但可以把这些部件的一些或全部合并成一个部件。例如，根据系统20使用频繁程度的不同，可能需要把保密处理器22和IVR处理器24合并成一个部件。同样地，根据系统20使用频繁程度的不同，可能需要把保密处理器22、IVR处理器24、表格产生引擎26和传真服务器30都合并成一个部件。

以下流程图描述用来实现和操作系统20的步骤。利用IVR处理器24供应商提供的文稿编排和/或编程工具按常规方式在IVR处理器24上编程这些步骤。例如，可被本领域普通技术人员用来构成IVR处理器24的Periphonics话音响应单元使用在Periphonics手册中描述的文稿编排语言来提供被要求的功能度。

参看图2，流程图50表示表格生成和管理系统20的起始步骤。流程图50利用转页连接符A、B……与(在后面附图中示出并在以下描述的)其它流程图连接。流程图50与在后面附图中示出的其它流程图一道说明系统20的全部操作。

处理开始于第一个步骤52，在该步骤向用户提供介绍消息。该介绍消息鉴别系统并向用户提供有关系统20所提供的服务的一般信息。注意此处说明的步骤假定了在进入系统20和执行第一个步骤52之前，已向用户提供了识别号、例如社会保障号，并且用户已输入了用作保密码的个人识别号(PIN)。如果用户利用提示用户在与系统20连接之前输入社会保障代码和PIN的另一种常规电话系统(例如图1的保密处理器22)来进入系统20，就将出现这种情况。还可以按照普通方式把系统20替代地设计成允许用户通过直接拨号进入。在这种情况下，系统20可在步骤52提示用户输入他们的社会保障号和PIN。

跟在步骤52之后54步骤54，在该步骤中向用户提供主消息，该主消息告诉用户通过按下用户的按键电话上的按键“9”就可在系统操作期间的任何时刻返回到主消息步骤54。跟在步骤54之后是步骤56，在该步骤中提示用户提供说明自己是选择索要表格还是选择索要表格目录的输入。表格目录是表示每种表格的独有要求号的一系列可用表格。步骤56的提示告诉用户如果想索要表格就按下自己按键电话上的按键“1”，如果想索要表格目录就按下自己按键电话上的按键“2”。

跟在步骤56之后是步骤58，在该步骤中确定在步骤56提供的提示结束和用户按下按键之间是否有大于5秒的延迟。如果有，控制就从步骤58转移到步骤60，在步骤60中判断这种延迟是否是第3次出现。就是说，在步骤60中，判断用户在步骤58按下按键时是否已3次延迟了大于5秒。如果是，控制就从步骤60返回到步骤56，在步骤56中再提示用户进入输入。

如果在步骤60用户已在3次提示之后设能提供任何输入，控制就从步骤60转移到步骤62，在步骤62中向用户提供终止消息，说明没能提供输入造成了与系统20连接的失败。跟在步骤62之后是步骤64，系统20在该步骤中中止操作。在步骤64之后，系统20的处理结束。

如果在步骤58，用户在不到5秒提供了输入，控制就从步骤58转移到步骤66，判断用户是否已按下了按键电话的按键“9”。如上所述，在步骤54向用户提供了告诉用户通过按下按键“9”可在任何时刻返回到步骤54的主消息的消息。因此，如果在步骤66确认用户已按下了按键“9”，控制就从步骤66返回到步骤54，如上所述地向用户提供与步骤54相关的消息，虽然在流程图的余下部分中没有示出，但用户通过按下按键“9”几乎在流程的任何时刻都可返回到步骤54的主消息。注意从步骤66转移到步骤54是用连接符“A”67来表示的，连接符“A”67还在后面的流程图中被用作转页连接符。

如果用户在步骤66没有输入“9”，控制就从步骤66转移到检测步骤68，判断用户是否按下了自己按键电话上的按键“1”。如果是，控制从步骤68转移到以下将描述的、用转页连接符“B”69表示的后面附图中的另一个步骤。否则，如果用户在检测步骤68没有按下按键“1”，控制就从步骤68转移到检测步骤70，判断用户是否按下了自己按键电话上的按键“2”。如果是，控制就从检测步骤70转移到用转页连接符“D”71表示的后面流程图中的其它步骤。

如果在检测步骤70确认用户没有按下按键“2”，控制就从检测步骤70转移到检测步骤72。注意如果用户到达了检测步骤72，则用户就已在不到5秒内按下了一按键(步骤58的检测)，但没有按下按键“9”(步骤66的检测)、没有按下按键“1”(步骤68的检测)以及没有按下按键“2”(步骤70的检测)。由于在流程的目前阶段可允许的输入只是按键“9”、“1”和“2”，所以用户是提供了不允许的输入而到达检测步骤72的。在检测步骤72，判断用户是否第3次到达了步骤72，由此判明用户已响应步骤56的提示3次提供了不允许的输入。

如果在步骤72确认用户提供不允许输入的次数不到3次，则控制就从检测步骤72返回到步骤56，提示用户提供正确的输入。否则，如果在检测步骤确认用户已3次提供了不允许输入，控制就从检测步骤72转移到步骤74，向用户提供终止消息，告诉用户没有提供正确的输入，系统20将被断开。跟在步骤74之后是步骤76，系统20断开与用户的连接。在步骤76之后，系统20的处理结束。

参看图3，流程图80表示来自图2的转页连接符“B”的继续处理。处理从图2的转页连接符“B”69的位置继续到检测步骤82，判断存储在数据库内的用户的邮寄地址是否完整。如上所述，系统20存储进入系统20的每一个用户的邮寄地址。在某些情况下，系统20没有存储在数据库内的用户的完整邮寄地址也可能允许用户进入。在这种情况下，该用户所要的表格就不能自动地邮寄给他或她，而只能传真。因此，如果在检测步骤82确认用户地址不完整，控制就从检测步骤82转移到步骤84，在该步骤中把用户可索要的表格的最大张定为3，并向用户提供告诉其因传真表格所以不能够索要3张以上表格的消息。否则，如果在检测步骤82确认存储在数据库内的用户邮寄地址是完整的，控制就从检测步骤82转移到步骤86，在该步骤中把用户可索要的表格的最大张数定为6，并向用户提供恰当消息。如以下更详细描述的那样，如果用户实际上要求3张以上表格，这些表格就必需邮寄。此外，不管存储在数据库内的用户邮寄地址是否完整，某些类型的表格不能传真而只能邮寄给用户。

跟在步骤84或步骤86之后是步骤90，在该步骤提示用户输入3位数的表格号。注意虽然在此处所描述的本发明的实施例中用3位数表示表格，但可以使用任意个数的数位或数位的任何组合来区分某种表格。

跟在步骤90之后是检测步骤92，在该步骤判断用户是否在不到5秒内输入了3个表格数字。如果没有，则用户在输入3位数时已延迟了5秒以上，控制就从检测步骤92转移到检测步骤94，在该步骤中判断用户是否已延迟输入表格号达3次以上。如果没有，控制就从步骤94返回到步骤90，再提示用户输入表格号，否则，如果在步骤94确认用户已3次或3次以上没能及时输入表格号，则控制就从步骤94转移到步骤96，向用户提供恰当的终止消息，告诉用户因没能提供表格号输入而导致系统断开。跟在步骤96之后是步骤98，系统20在该步骤挂机电话。处理在步骤98之后结束。

如果在步骤92确认用户已在不到5秒内输入了3位数，控制就从步骤92转移到检测步骤102，在该步骤判断用户是否输入了正确的表格号。检测步骤102涉及图4所示若干个子步骤，以下将结合对图4的讨论更详细地描述这些子步骤。

如果在检测步骤102确认用户没有输入正确的表格号，则控制就从步骤102转移到步骤104，判断用户是否已3次没能输入正确的表格号。如果没有，控制就从检测步骤104返回到步骤90，再提示用户输入3位数的表格号。否则，如果在检测步骤104确认用户已3次没能输入正确的表格号，控制就从检测步骤104转移到步骤106，向用户提供告诉其应索要表格目录，以便获得把可提供的表格与特定的3位数的表格号相关联的信息的消息。在步骤106之后，控制返回到上述图2所示的步骤54。从步骤106至步骤54的流程用从步骤106至转页连接符“A”67的连接来表示。

如果在检测步骤102确认用户已输入了正确的表格号，控制就从步骤102转移到检测步骤110，判断用户是否索要最大张数的可允许表格。如以上对于步骤82、84和86所描述的，用户可索要的可允许表格的最大张数在存储在系统20的数据库内的用户地址是完整的因而可邮寄表格的情况下是6，而在用户地址不完整因而必需把表格传真给用户的情况下是3。如果在步骤110确认用户已索要最大可允许张数的表格，控制就从步骤110转移到在后面附图中示出的、在图3用转页连接符“C”112表示的其它处理。否则，如果在检测步骤110确认用户已索要少于最大可允许张数的表格，控制就从步骤110转移到步骤114，提示用户如果想索要更多的表格就按按键电话的按键“1”。跟在步骤114之后是检测步骤116，在该步骤116判断用户是否按下了按键“1”索要更多的表格。如果是，控制就从检测步骤116返回到步骤90，提示用户输入另一个3位数的表格号，否则，如果在步骤116确认用户不想索要更多的表格，控制就从检测步骤116转移到在后面附图中示出的、在图3用转页连接符“C”112表示的其它步骤。

参看图4，流程图120表示包括图3的判断用户是否正输入了正确的表格号的检测步骤102的子步骤。流程图120的第一个步骤是判断用户输入的表格号是否相应于存储在系统20的数据库内的实际表格的检测步骤122。如果不是，控制就从步骤122转移到步骤124，指出步骤102的正确表格检测结果是否定的。在步骤124之后，检测步骤102的处理结束，在图3所示的步骤104继续处理。

如果在步骤122确认用户输入的表格号存在(即该表格号相应于存储在系统20的数据库内的表格)，控制就从检测步骤122转移到步骤126，提示用户确认其输入的表格号。提示消息把输入的表格号显示给用户，要求用户按按键电话的按键“1”确认输入，按按键“2”改变输入。跟在步骤126之后是检测步骤128，在该步骤判断用户是否延迟了5秒以上作出按键输入。用户需要在步骤126的提示结束后的5秒之内按下按键“1”或“2”。如果在步骤128确认延迟已大于5秒，控制就从步骤128转移到检测步骤130，判断用户是否已3次延迟了按压按键。如果不是，控制就从检测步骤130返回到步骤126，再提示用户确认表格号。否则，如果在步骤126已提示了用户3次而用户没有提供任何输入，控制就从步骤130转移到步骤132，向用户提供终止消息，告诉用户因其误动作导致系统20断开。跟在步骤132之后是步骤134，系统20在该步骤挂机电话。处理在步骤134被执行后结束。

如果在步骤128确认用户没有延迟按键输入5秒以上，控制就从步骤128转移到检测步骤136，判断用户是否响应步骤126提供的提示按下了按键“1”或按键“2”。注意(如以上参看图2所讨论的，除按键“9”外)只有按键“1”和按键“2”是对于步骤126提供的提示唯一正确的响应。如果在步骤136确认用户没有按下按键“1”或按键“2”，按制就从步骤136转移到步骤138，判断用户是否已3次提供了不正确的输入。如果不是，控制就从检测步骤138返回步骤126，再提示用户确认表格号。否则，如果在步骤138确认用户已3次提供了不正确的响应，控制就从步骤138转移到步骤140，向用户提供终止消息，告诉用户因其不正确的输入而失去了与系统20的连接。跟在步骤140之后是步骤142，系统20在该步骤通过中止操作而断开与用户的连接。处理在步骤142之后结束。

如果在步骤136确认用户已按下按键“1”或按键“2”，控制就从步骤136到达检测步骤146，判断用户是否按下按键“1”。如果用户已响应步骤126的提示按下了按键“1”，控制就从步骤146到达步骤148，把确认表格输入的结果定为肯定。即步骤148使图3的检测步骤102转移到“是”分支，这样就表明用户输入的表格号是正确的。在步骤148之后，控制返回图3的流程图，从步骤102处的“是”分支到达步骤110。

如果在检测步骤146确认按键“1”没有被按下，控制就从步骤146到达步骤150，把检验表格输入的正确性的结果定为否定。即步骤150使控制从图3的检测步骤102经由其“否”分支到达检测步骤104。

参看图5，流程图160表示来自图3的转页连接符“C”112的继续处理。处理开始于步骤162，提示用户确定是否希望使表格个性化。使表格个性化包括取出已有的通用空白表格，用提供给了系统20的用户概貌数据的信息填某些区域。这些信息包括用户的名字、地址、电话号码、年龄以及可保存在数据库内的任何其它信息。使表格个性化可利用Jetforms软件的固有特性来实现，这些固有特性使数据库信息与表格图象融合来以特定的用户信息定制表格。

在步骤162，提示用户按按键电话的按键“1”来索要个性化表格，按按键电话的按键“2”来索要通用空白表格。跟在步骤162之后是检测步骤164，在该步骤判断在步骤162的提示结束和用户按下按键电话的按键之间是否延迟了5秒以上。如果延迟了5秒以上，控制就从步骤164到达检测步骤166，判断用户是否是第3次响应步骤162的提示延迟了5秒以上提供输入。如果在步骤166确认了不是第3次，控制就从步骤166返回到步骤162，再提示用户。否则，如果在检测步骤166确认用户3次没有提供对步骤162的提示的响应，控制就从步骤166转移到步骤168，向用户提供恰当的终止消息，告诉用户因其没有对步骤162的提示作出响应而失去与系统20的连接。跟在步骤168之后是步骤170，系统20在该步骤挂机电话。处理在步骤170之后结束。

如果在检测步骤164确认用户在步骤162的提示的5秒内提供了输入，控制就从步骤164转移到检测步骤172，判断用户是按下了按键电话上的按键“1”还是按下了按键“2”。注意对步骤162的提示的唯一正确的响应(如以上参看图2所讨论的，除按键“9”外)是按键“1”和按键“2”。

如果在检测步骤172确认用户没有按下按键“1”或按键“2”，控制就从步骤172转移到检测步骤174，判断用户是否3次提供了对步骤162的提示的不正确响应。如果不是，控制就从步骤174返回步骤162，再提示用户。否则，如果用户3次提供了对步骤162的提示的不正确响应，控制就从步骤174转移到步骤176，向用户提供恰当的终止消息，告诉用户因其所提供的不正确输入而失去了与系统20的连接。跟在步骤176之后是步骤178，系统20在该步骤挂机电话。处理在步骤178之后结束。

如果在检测步骤172确认用户已按下按键电话的按键“1”或按键“2”，控制就从步骤172转移到检测步骤182，判断用户是否按下按键“1”。如果是，控制就从检测步骤182转移到步骤184，给用户索要的表格添加个性化信息。可利用运行在IVR处理器24上的Jetforms软件的运行时间版本来个性化表格。在步骤184之后或当用户按下按键“2”时在检测步骤182之后，控制就转移到转页连接符“D”186，该转页连接符“D”186表示在后面流程图中示出的、将在以下描述的其它处理。

参看图6，流程图200表示跟在图5的处理之后、通过图5的转页连接符“D”186继续的其它步骤。在第一个检测步骤202中，判断利用用户概貌数据提供的用户地址信息是否完整。如果是，控制就从检测步骤202转移到在后面附图中示出的、用转页连接符“E”204表示的其它处理。否则，如果用户地址信息完整，控制就从步骤202转移到检测步骤206，判断用户索要的某些表格是否是不可传真的。不可传真表格可包括包含复写纸或使表格不可传真的其它部分的特殊表格。如果全部表格都是可传真的，控制就从步骤206转移到步骤208，判断用户是否索要了3张以上表格。应当指出的是，如上所述，即使全部表格都是可传真的，也只允许向用户传真3张表格。因此，如果用户已索要3张以上表格，则必需把索要的表格邮寄给用户。如果用户没有索要3张以上表格，控制就从步骤208转移到步骤210，提示用户指明是传真还是邮寄索要的表格。步骤210的提示要求用户应按下按键电话的按键“1”来要求传真表格，如果要求邮寄表格，就应按下按键电话的按键“2”。

跟在步骤210之后是检测步骤212，判断用户是否用了5秒以上时间对步骤210的提示作出响应。如果是，控制就从检测步骤212转移到检测步骤214，判断用户是否连续3次没能在5秒内对步骤210的提示作出响应。如果不是，控制就从检测步骤214返回步骤210，再提示用户。相反地，如果在检测步骤214确认用户已3次没有对步骤210的提示作出响应，控制就从步骤214转移到步骤216，向用户提供恰当的终止消息，告诉用户因其没能对步骤210的提示作出响应而失去了与系统20的连接。跟在步骤216之后是步骤218，系统20在该步骤挂机电话。处理在步骤218之后结束。

如果用户在5秒内对步骤210的提示作出响应，控制就从步骤212转移到检测步骤220，判断用户是按下了按键电话的按键“1”还是按下了按键“2”。注意对步骤210的提示的唯一正确的响应(如以上参看图2所讨论的，除按键“9”外)是按键“1”或按键“2”。如果用户没有作出正确的响应，控制就从步骤220转移到检测步骤222，判断用户是否3次对步骤210的提示作出了不正确的响应。如果不是，控制就从步骤222返回到步骤210，再提示用户进行输入。否则，如果用户已3次提供了不正确响应，控制就从步骤222转移到步骤224，向用户提供恰当的终止消息，告诉用户因其没能提供所要求的输入而失去了与系统20的连接。跟在步骤224之后是步骤226，系统20在该步骤挂机呼叫。处理在步骤226之后结束。

如果在检测步骤220确认用户已按下了按键“1”或按键“2”，控制就从步骤220转移到检测步骤230，判断用户是否按下了表明要求邮寄表格的按键“2”。如果没有，控制就从检测步骤230转移到以下将描述的、在后面流程图中示出的、用转页连接符“E”204表示的一些步骤。否则，如果用户要求邮寄表格，控制就从步骤230转移到步骤234，向用户提供表明将邮寄表格的消息。跟在步骤234之后是步骤236，系统在该步骤中止操作，以便断开用户的呼叫。跟在步骤236之后是步骤238，系统20在该步骤打印表格。系统20的运营者稍后把表格邮寄给用户。

注意如果在检测步骤206确认用户索要的某些表格不是可传真的，或者检测步骤208确认用户已索要了3张以上表格，则控制就从这两个步骤206、208转移到上述邮寄表格的步骤234，步骤234之后是步骤236、238。

参看图7，流程图250表示来自图6的转页连接符“E”204的继续操作。在第一个步骤252提示用户输入其传真电话号码。该提示要求用户输入后面跟有磅符号的传真电话号码的全部数字。

跟在步骤252之后是检测步骤254，在该步骤判断自从提示结束和在用户已输入任何数字之前是否已过去了5秒以上。如果已过去了5秒以上，控制就从检测步骤254到达检测步骤256，判断用户是否连续3次没有对步骤252的提示作出响应。如果没有，控制就从检测步骤256返回到步骤252，再提示用户。否则，如果在步骤256确认用户已3次没有提供任何输入，控制就从步骤256到达步骤258，向用户提供终止消息，告诉用户因其没能对步骤252的提示作出响应而失去了与系统20的连接。跟在步骤258之后是步骤260，系统20在该步骤挂机电话连接器。处理在步骤260之后结束。

如果在检测步骤254确认用户已在5秒以内提供了输入，控制就从步骤254到达检测步骤264，判断用户是否利用其按键电话按下了合适的按键。此时，合适的按键包括所有数字按键和磅符号(“#”)。还应注意此时按按键“9”将不会使用户返回到图2所示的步骤54的主消息。如果用户没有按下合适的按键，控制就从检测步骤264转移到检测步骤266，判断用户是否连续3次按下了不合适按键。如果不是，控制就从步骤266转移到步骤268，把用户以前输入的数字从系统20的存储器中清除，以便允许用户从其传真机的电话号码的开头重新输入该号码。在步骤268之后控制返回到再提示用户的步骤252。

如果在检测步骤266确认用户已3次按下不合适按键，控制就从检测步骤266转移到步骤277，向用户提供恰当的差错消息，告诉用户因其没能恰当地输入正确的数字而失去与系统20的连接。跟在步骤270之后是步骤272，系统20在该步骤挂机电话连接。处理在步骤272之后结束。

如果在检测步骤264确认用户已按下了其按键电话上的合适的按键，控制就从检测步骤264转移到检测步骤276，判断用户是否按下了磅符号来表明其已结束了其传真机的电话号码的输入。如果在检测步骤276确认用户没有按下磅符号，控制就返回到步骤264，允许用户继续按按键，检测每一个按键，以确认每一个按键是否是正确的按键。相反地，如果在步骤276确认用户已输入了磅符号，控制就从步骤276转移到用转页连接符“G”278表示的其它步骤，转页连接符“G”278相应于以下描述的在后面附图的流程图中示出的步骤。

参看图8，流程图280表示来自图7的转页连接符“G”278的步骤的继续。在流程图280的第一个步骤282中，用户被提示确认所输入的传真电话号码。即向用户提供重复其所输入的电话号码并要求其确认该输入号码是否正确的消息。用户可通过按下按键电话的按键“1”确认输入。另一方面，用户可通过按下按键电话的按键“2”指出电话输入不正确。

跟在步骤282之后是检测步骤284，在该步骤判断自从步骤282的提示结束和直到用户已按下按键电话的按键为止是否已过去了5秒以上。如果已过去了5秒以上，控制就从步骤284转移到检测步骤286，判断用户是否已连续3次没能响应步骤282的提示提供输入。如果没有，控制就从步骤286返回到步骤282，再提示用户。否则，如果在步骤286确认用户已第3次没有响应步骤282的提示提供输入，控制就从步骤286转移到步骤288，向用户提供恰当的终止消息，告诉用户因其没有提供输入而失去了与系统20的连接。跟在步骤288之后是步骤290，系统20在该步骤挂机电话。处理在步骤290之后结束。

如果在步骤284确认自从用户响应步骤282的提示提供输入起没有过了5秒以上，控制就从步骤284转移到检测步骤294，判断用户是否按下了按键电话上的按键“1”或按键“2”。注意对步骤282的提示的唯一正确响应(除以上参看图2所讨论的按下按键“9”外)是按下按键“1”或按键“2”。如果在步骤294确认用户没有提供正确响应，控制就从步骤294转移到检测步骤296，判断用户是否3次响应步骤282的提示提供了不正确输入。如果不是，控制就从步骤296返回到步骤282，再次提示用户确认所输入的电话号码。否则，如果在步骤296确认用户已连续3次响应步骤282的提示提供了不正确输入，控制就从步骤296转移到步骤298，向用户提供终止消息，告诉用户因其不正确的数据输入而失去了与系统20的连接。跟在步骤298之后是步骤300，系统20在该步骤挂机电话连接。处理在步骤300之后结束。

如果在检测步骤294确认用户通过按下按键电话的按键“1”或按键“2”提供了正确的输入，控制就从步骤294转移到检测步骤304，判断用户是否按下了按键电话的按键“2”。如果是，控制就返回到用转页连接符“E”204表示的、在图7的流程图250的顶部的步骤。图7的步骤涉及到允许用户重新输入其传真电话号码。

如果在检测步骤304确认用户没有按下按键电话的按键“2”，控制就从步骤304转移到步骤306。注意用户到达步骤306时按下了按键“1”对其传真电话号码的输入进行了确认。在检测步骤306，判断用户输入的电话号码是否包含正确数目的数字。注意电话号码只能够包含一定数目的数字。例如，在美国，本地电话号码包含7个数字，长途电话号码包含10个数字。没有电话号码包含例如5或6个数字。因此，如果在步骤306确认用户输入了数目不正确的数字，控制就从步骤306转移到步骤308，向用户提供告诉其已接收到数目不正确的数字的消息。在步骤308提供的消息还指出对于国际电话，电话号码前应有“011”。在步骤308之后，控制转移到用转页连接符“E”204表示的、在图7的流程图250的顶部的步骤。

如果在步骤306确认用户提供了具有正确数目的数字的电话号码，控制就从检测步骤308转移到转页连接符“H”310，该转页连接符“H”310表示以下描述的、在后面流程图中出现的步骤。

参看图9，流程图320表示来自图8所示的转页连接符“H”310的步骤的继续。在第一个步骤322，提示用户指出所要求的传真传输应立即进行还是把表格向用户的传真传输延迟到美国东部标准时间的午夜之后。在步骤322提示用户按按键“2”来表明其希望把传真传输延迟到美国东部标准时间的午夜之后。在步骤322还提示用户按按键电话的按键“1”来表明其不希望这种延迟。注意虽然在此把系统20描述成只有至美国东部标准时间的午夜的一种延迟选择，但可以把系统20设计成允许传真传输的延迟时间不相同和/或允许多种延迟选择以及用户规定的延迟。

跟在步骤322之后是检测步骤324，在该步骤判断从步骤322的提示结束到用户输入任何数据是否已过去了5秒以上。如果在检测步骤324确认已过去了5秒以上，控制就从检测步骤324转移到检测步骤326，判断用户是否连续3次没有响应步骤322的提示提供输入。如果不是，控制就从检测步骤326返回到步骤322，再提示用户。否则，如果用户已连续3次没有响应步骤322的提示提供输入，控制就从步骤326转移到步骤328，向用户提供恰当的终止消息，告诉用户因其没有响应步骤322的提示输入数据，所以失去了与系统20的连接。跟在步骤328之后是步骤330，系统20在该步骤挂机电话连接，由此中止了与用户的通话。处理在步骤330之后结束。

如果在步骤324确认用户在步骤322的提示结束的5秒之内提供了输入，控制就从步骤324到达检测步骤334，判断用户响应步骤322的提示按下了按键“1”还是按下了按键“2”。注意对步骤322的提示唯一正确的响应(除以上参看图2的描述的按下按键电话的按键“9”外)是按下按键“1”或按键“2”。

如果在步骤334确认用户没有对步骤322的提示作出正确的响应，控制就从步骤334转移到步骤336，判断用户是否连续3次对步骤322的提示作出不正确的响应。如果不是，控制就从步骤336返回到步骤322，再提示用户。否则，如果在步骤336确认用户已3次提供不正确输入，控制就从步骤336转移到步骤338，向用户提供终止消息，告诉用户因其没能正确地对步骤322的提示作出响应而失去了与系统20的连接。在步骤338之后，控制转移到步骤340，系统20在该步骤挂机电话连接。处理在步骤340之后结束。

如果在检测步骤334确认用户已按下了按键“1”或按键“2”，控制就从步骤334转移到检测步骤344，判断用户是否按下了按键“1”。如果在检测步骤344确认用户按下了按键“1”，控制就从步骤344转移到步骤346，在该步骤设定指示(例如软件变量)来向系统20指出要尽可能快地传真表格。否则，如果在检测步骤344确认用户没有按下按键“1”，由此推论用户按下了按键“2”，控制就从检测步骤344转移到步骤348，在该步骤使系统20在美国东部标准时间的午夜之后传真表格。

跟在步骤346或步骤348之后是步骤350，向用户提供表明处理结束的消息。跟在步骤350之后是步骤352，系统20在该步骤挂机电话连接，由此终止与用户的通话。跟在步骤352之后是检测步骤354，判断系统20是否已被配置成在美国东部标准时间的午夜之后传真表格。如果是，控制就从步骤354转移到步骤356，就指出系统20将等到午夜之后才利用以前输入的用户传真电话号码传真表格。否则，如果在检测步骤354确认用户没有把系统20配置成在午夜之后传真表格，控制就从步骤354转移到步骤358，系统20在该步骤把表格传真给用户。注意步骤358也跟在系统20等待的步骤356之后。但是，在系统20从步骤354转移到步骤356、然后再到步骤358的情况下，表格在步骤356的等待时间结束之前不被传真。系统20的处理在步骤358之后结束。

注意对于传真步骤358，在将在美国东部标准时间的午夜传真项目的情况下，可以按照这样的方式即把美国东部标准时间的午夜是西海岸的晚上9时这一事实考虑进去来传真项目。实际上，(利用地区码)这样地存储相应于要在午夜被传真的各个项目的全部计算机批量作业(利用地区码)，即首先传真往东海岸的项目，然后传真往中西部的项目，最后传真往西海岸的项目。这样一来就最后把项目传真到较后的时区，于是在这些时区内更接近午夜。

虽然相对于详细描述的最佳实施例公开了本发明的内容，但本发明的各种改动和改进对本领域普通技术人员是显而易见的。因此，本发明的精神及范围只受所附权利要求书的限制。

Claims (50)

1.表格生成和管理系统，包括：

表格产生装置，生成和编辑表格；

电话接入装置，接收用户发出的电话呼叫；

第一提示装置，与所述电话接入装置连接，提示用户在一种和预定若干种特定所需表格之间进行指定，提示用户指明选定的传送模式；以及

表格提供装置，与所述表格产生装置及所述第一提示装置连接，利用选定的传送模式把所需表格提供给用户。

2.权利要求1的表格生成和管理系统，还包括：

识别装置，与所述电话接入装置连接，唯一地识别所述每一个用户并提供表示他们的识别信息；

数据接收装置，与所述识别装置连接，接收随所述识别信息发生变化的用户概貌数据；

第二提示装置，提示用户指出在把所需表格向其提供之前是否应定制这些所需表格；以及

表格定制装置，与所述第二提示装置、所述数据接收装置和所述表格提供装置连接，响应用户指出在所需表格由所述表格提供装置提供给用户之前应对这些所需表格进行定制而定制这些所需表格，定制这些所需表格包括给其添加用户特有信息。

3.权利要求1的表格生成和管理系统，其中所述选定模式是以下之一：把所需表格传真给用户的传真模式和把所需表格邮寄给用户的邮寄模式。

4.权利要求3的表格生成和管理系统，其中所述传真模式是以下之一：立即传真所需表格的第一传真子模式和在预定时刻传真所需表格的第二传真子模式。

5.权利要求4的表格生成和管理系统，其中所述预定时刻是美国东部标准时间的午夜。

6.权利要求3的表格生成和管理系统，其中所述预定表格张数随所述选定模式而变化。

7.权利要求6的表格生成和管理系统，其中所述预定表格张数在所述邮寄模式下是6而在所述传真模式下是3。

8.权利要求1的表格生成和管理系统，其中所述表格产生装置包括利用处理器和表格产生软件实现的表格产生引擎。

9.权利要求1的表格生成和管理系统，其中所述电话接入装置包括保密处理器。

10.权利要求1的表格生成和管理系统，其中所述第一提示装置包括IVR处理器。

11.权利要求1的表格生成和管理系统，其中所述表格提供装置包括传真服务器和打印机。

12.权利要求1的表格生成和管理系统，其中所述表格产生装置包括扫描器。

13.权利要求2的表格生成和管理系统，其中所述选定模式是以下之一：把所需表格传真给用户的传真模式和把所需表格邮寄给用户的邮寄模式。

14.权利要求13的表格生成和管理系统，其中所述传真模式是以下之一：立即传真所需表格的第一传真子模式和在预定时刻传真所需表格的第二传真子模式。

15.权利要求14的表格生成和管理系统，其中所述预定时刻是美国东部标准时间的午夜。

16.权利要求15的表格生成和管理系统，其中所提供的表格张数随所述选定模式而变化。

17.权利要求16的表格生成和管理系统，其中所述预定表格张数在所述邮寄模式下是6而在所述传真模式下是3。

18.权利要求13的表格生成和管理系统，其中所述预定表格张数随所述选定模式而变化。

19.权利要求18的表格生成和管理系统，其中所述预定表格张数在所述邮寄模式下是6而在所述传真模式下是3。

20.权利要求2的表格生成和管理系统，其中所述表格产生装置包括利用处理器和表格产生软件实现的表格产生引擎。

21.权利要求13的表格生成和管理系统，其中所述表格产生装置包括利用处理器和表格产生软件实现的表格产生引擎。

22.权利要求17的表格生成和管理系统，其中所述表格产生装置包括利用处理器和表格产生软件实现的表格产生引擎。

23.权利要求2的表格生成和管理系统，其中所述电话接入装置包括保密处理器。

24.权利要求13的表格生成和管理系统，其中所述电话接入装置包括保密处理器。

25.权利要求17的表格生成和管理系统，其中所述电话接入装置包括保密处理器。

26.权利要求2的表格生成和管理系统，其中所述第一提示装置包括IVR处理器。

27.权利要求13的表格生成和管理系统，其中所述第一提示装置包括IVR处理器。

28.权利要求17的表格生成和管理系统，其中所述第一提示装置包括IVR处理器。

29.权利要求2的表格生成和管理系统，其中所述表格提供装置包括传真服务器和打印机。

30.权利要求13的表格生成和管理系统，其中所述表格提供装置包括传真服务器和打印机。

31.权利要求17的表格生成和管理系统，其中所述表格提供装置包括传真服务器和打印机。

32.权利要求2的表格生成和管理系统，其中所述表格产生装置包括扫描器。

33.权利要求13的表格生成和管理系统，其中所述表格产生装置包括扫描器。

34.权利要求17的表格生成和管理系统，其中所述表格产生装置包括扫描器。

35.权利要求22的表格生成和管理系统，其中所述电话接入装置包括保密处理器。

36.权利要求35的表格生成和管理系统，其中所述第一提示装置包括IVR处理器。

37.权利要求36的表格生成和管理系统，其中所述表格提供装置包括传真服务器和打印机。

38.权利要求37的表格生成和管理系统，其中所述表格产生装置包括扫描器。

39.生成和管理表格的方法，包括以下步骤：

产生表格；

接收用户发出的电话呼叫；

提示用户在一张和预定若干张特定所需表格之间进行指定；

提示用户指明选定的传送模式；以及

利用选定的传送模式把所需表格提供给用户。

40.权利要求39的生成和管理表格的方法，还包括以下表格：

唯一地识别每一个用户以便向其提供识别信息；

接收随识别信息而变化的用户概貌数据；

提示用户指出在把所需表格向其提供之前是否应定制这些所需表格；以及

响应用户指出在所需表格由所述表格提供装置提供给用户之前应对这些所需表格进行定制而定制这些所需表格，定制这些所需表格包括给其添加用户特有信息。

41.权利要求39的生成和管理表格的方法，其中选定的模式是以下之一：把所需表格传真给用户的传真模式和把所需表格邮寄给用户的邮寄模式。

42.权利要求41的生成和管理表格的方法，其中所述传真模式是以下之一：立即传真所需表格的第一传真子模式和在预定时刻传真所需表格的第二传真子模式。

43.权利要求42的生成和管理表格的方法，其中所述预定时刻是美国东部标准时间的午夜。

44.权利要求41的生成和管理表格的方法，其中所述预定表格张数随所述选定模式而变化。

45.权利要求44的生成和管理表格的方法，其中所述预定表格张数在所述邮寄模式下是6而在所述传真模式下是3。

46.权利要求40的生成和管理表格的方法，其中所述选定模式是以下之一：把所需表格传真给用户的传真模式和把所需表格邮寄给用户的邮寄模式。

47.权利要求46的生成和管理表格的方法，其中所述传真模式是以下之一：立即传真所需表格的第一传真子模式和在预定时刻传真所需表格的第二传真子模式。

48.权利要求47的生成和管理表格的方法，其中所述预定时刻是美国东部标准时间的午夜。

49.权利要求48的生成和管理表格的方法，其中所述预定表格张数随所述选定模式而变化。

50.权利要求49的生成和管理表格的方法，其中所述预定表格张数在所述邮寄模式下是6而在所述传真模式下是3。

Images